採用業務が忙しいのを理由に応募者への対応に遅れが生じていませんか？
近年、採用活動中に企業に感じた不満をインターネットに投稿したり、プライベートで顧客になることを拒否したりするいわゆる”モンスター求職者”が増えています。
求職者に不満を与えると、採用が上手くいかなくなるだけでなく、会社自体の業績が悪化するケースもあります。
しかし、その原因が求職者だけにあるわけではありません。
本記事では、求職者が不満を持つリスクや不満を与えないポイント、解決方法について紹介します。求職者の対応に遅れを感じている方は、ぜひ参考にしてみてください。
求職者が不満を持つのは企業側のほったらかしが原因
求職者が不満を持つのは、企業側のほったらかしが原因とされています。
リーダーシップに関するトレーニングを提供するHuman Capital Instituteによると、求職者の75％は応募後に雇用主から連絡を受けておらず、60％は面接後に雇用主からの連絡が途絶えるとあります。
また、エンジャパンが2016年に行ったアンケート調査においても、バイト面接をキャンセルした理由に企業の対応が悪かったと回答した人が20％もいました。
求職者から応募があると、たいていの企業は電話やメールなどの手段で選考の案内の連絡をします。しかし、採用担当者が忙しい場合、連絡が遅れたり忘れたりするケースも珍しくありません。
そうなると、求職者は一向に来ない連絡を待ち続けなければならないため、企業に対する印象は悪くなります。
採用担当者の業務負担が大きいと、応募者をほったらかしにする可能性が高くなります。
不満を持った求職者が企業に与えるリスク
企業にほったらかしにされた求職者は、不満を持つでしょう。では、求職者に不満を持たれるとどのようなリスクがあるのでしょうか？
いくつかあるリスクについて順番に見ていきましょう。
ブランドイメージを損ねる
求職者をほったらかしにすると、ブランドイメージを損ねる原因になります。
なぜなら、不満を持った求職者が「あそこの会社は対応が悪い」「応募したのに一切連絡が来なかった」といった口コミをSNSやWebの掲示板に書く恐れがあるからです。SNSやWebに書かれた口コミは不特定多数の人が閲覧可能なため、会社全体のイメージダウンにつながります。
ブランドイメージの損失は企業が事業を継続する上では、大きなマイナス要素となるため注意が必要です。
プライベートで顧客になってくれなくなる
一度不満を持った求職者は、将来的に顧客となって商品を購入してくれない可能性があります。なぜなら「応募時の対応が悪いから、きっと商品も良くない」「商品に不備があった際も対応してくれなさそう」といった印象を持つ可能性があるからです。
これまでに多数の求職者をほったらかしにしてしまったことのある企業の場合、将来の顧客を多く取り逃がすことになりかねません。
将来的に売上の低下を招く恐れがあります。
人材不足に苦しむことになる
求職者をほったらかしにする企業は、募集をかけても取りこぼしが多いため、思うように人材を確保できません。というのも、応募者対応ができていない企業では職場環境に問題があるケースも多いため、人材を採用しても定着率が低いからです。
さらに近年では、SNSやWebの掲示板での口コミを見てから応募の判断を行う求職者が増えています。SNSやWebの掲示板に不満を書かれた場合、応募者が減少する可能性もあります。
アルバイトを募集する際に不満を与えないためのポイント
アルバイトを募集する際には、求職者に不満を与えないことが重要です。そのために押さえておくべきポイントについて見ていきましょう。
早期対応をこころがける
最も重要な点は、応募があったら早期対応をこころがけることです。遅くとも翌日までには連絡するようにすれば、他社の内定が出る前に面接まで案内ができるでしょう。
求職者は応募した後、連絡があるまでは不安を抱えながら待っています。早期対応をすれば、そういった不安を早く取り除ける分、面接に来てもらえる可能性が高くなります。
逆に連絡が2日、3日と遅くなるたびに取りこぼすリスクは高くなるでしょう。忙しいからという理由で早期対応しなかった場合、最悪忘れてしまう可能性もあります。
面接で求職者に不満を与える対応をしない
面接での対応が悪かった場合も、求職者に不満を与えてしまいます。
面接をする前に以下のような対応をしていないか、必ず確認してください。
- 上から目線で面接をしている
- 親切な対応をしていない
- 圧迫感を与える面接をしている
面接官を務める採用担当者は、いわば会社の顔となりうる存在です。面接で求職者に不満を与えてしまうと、他の社員の対応も悪い印象を与える可能性があります。
したがって、ご自身の面接での対応に問題がないのか、今一度振り返っておくことをおすすめします。
丁寧な対応をこころがける
求職者には丁寧な対応をこころがけましょう。特に第一印象が重要なため、最初の応募者対応のやり取りで素っ気ない印象や冷たい印象を与えてしまうと、求職者の心が離れていきます。
例えば、アルバイト募集の件で連絡した際に、以下のどちらの対応が良い印象を与えられるでしょうか？
A：はい、お待ちください。
B：ご応募いただきありがとうございます。
担当者におつなぎしますので、少々お待ちください。
AよりもBの方が、感謝の言葉も入っていて丁寧な印象を受けるのではないでしょうか。
また、応募後にお礼メールを送ることで、選考に進めなかった方に悪い印象を与えにくくなります。
応募者への連絡遅れを防ぐ方法
応募者が不満を持つ最大の原因は連絡が遅いことです。とはいえ、毎日採用業務で忙しくてすぐに返信をするのが難しいと悩んでいる人もいるのではないでしょうか？
そこで、応募者への連絡遅れを防ぐ方法を紹介します。
開封率の高いSMSやLINEで自動返信ができるようにする
応募があった際に、採用担当者が1件ずつ内容を確認していると、手間や時間がかかります。また忙しくて、そもそも応募者の情報を確認する時間がないこともあるでしょう。
そこで、応募があった際にメールやSMSやLINEで自動返信ができる仕組みを導入してみましょう。
SMSやLINEでの連絡は、メールに比べて開封率が高いというデータもあります。従来の方法では連絡がとれず、面接に来てもらえなかった人にもアプローチできるでしょう。
SMSやLINEを使えば、忙しい採用担当者でも応募者に不満を与えずに対応できます。
採用チャットボットを活用する
応募者に面接に来てもらうか判断する際に何度もメールでやり取りをするのは、双方ともに負担がかかります。また、営業時間内にしか対応ができないため、営業時間が短ければ他社に遅れを取る可能性があります。
そこで採用チャットボットを導入すれば、あらかじめ質問内容を設定しておくだけで、24時間応募者が都合が良いときにチャットで回答してくれるので、採用担当者の手間が大幅に省けます。
特にスクリーニング機能があるチャットボットなら、条件に合う求職者だけを面接予約まで案内できます。
例えば、週3日、1日4時間以上、最低限土日のどちらかはシフトに入れる人のみを面接に案内することも可能です。求職者とのやり取りや選考にかかる時間を大幅に削減できます。
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応募者情報を簡単に確認できるようにする
多くの会社は、複数の求人媒体で求職者を募集しているでしょう。しかし、求人媒体が多いと、巡回して一つずつ応募者情報を確認するため時間がかかります。
そこで、応募があった際に応募者情報を自動で取り込むことができれば、以下のようなメリットがあります。
- 応募者情報を簡単に確認できる
- 面接日程の調整や進捗管理もしやすくなる
- 応募者情報の転記ミスが少なくなる
- 情報が共有しやすいので、社内の誰でも求職者の問い合わせに対応できる
応募者情報の管理に時間や手間がかかっている場合は、求人媒体からの応募者を自動取込できて応募者を一元管理できる採用管理システムの導入を検討してみましょう。
採用代行を利用する
どうしても採用業務の負担が大きくて人手が足りないのであれば、採用代行を利用する方法もあります。採用代行では、以下のような業務の一部あるいは全てを依頼できます。
- 採用計画や求人媒体の選定
- 求人募集
- 応募者対応
- 面接設定・面接実施
- SNSの運用
- 採用活動の効果測定
費用はかかりますが、応募者の取りこぼしを大幅に減らせます。
実際に採用代行会社に依頼した結果、面接設定率が2割アップしたり採用単価を6分の1に削減できたりしたケースもあります。
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ビズプラ採用管理の利用で応募者の取りこぼしを防げる
応募者対応に遅れが生じている場合は、採用業務をまるっとお任せできる「ビズプラ採用管理」の導入を検討してはいかがでしょうか？
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そして、利用率・開封率の高いSMSやLINE、メールで連絡できるので応募者の取りこぼしを防げます。送信したメッセージの未読・既読もわかるため、応募者ごとの状況を把握しやすいでしょう。
また、採用チャットボットによるスクリーニング機能により、条件に合う人にだけ面接予約の案内ができます。他社のチャットボットと比較すると、質問を細かく設定できます。一つの質問シナリオにおける質問数が無制限である点も使いやすい理由の一つです。
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