採用担当者に負担がかかりすぎていませんか？
特に応募者対応や面接予約には多くの時間と負担がかかる業務の一つです。
応募者対応や面接予約にかかっている負担を減らして効率的に採用業務を行いたい、採用コストを削減したいと考えている企業様には、採用代行をおすすめします。
当記事では、応募受付や面接予約に採用代行を提供している企業の成功事例についても共有するので、効率的に人材を採用したいと考えている方は、ぜひ参考にしてみてください。
応募受付、面接予約に採用代行を活用するメリット
まず、応募受付、面接予約に採用代行を活用するとどのようなメリットがあるのでしょうか。順番に詳しく解説します。
コア業務に集中できる
採用業務は幅広く、応募者対応、面接設定、SNSの管理・運用など多岐にわたります。特に採用担当者の少ない企業では、負担が重くなるでしょう。採用代行を活用すると、時間と手間がかかる応募が入ったときの対応や面接予約の設定などに時間をとられなくなります。
面接や採用後のフォローといった注力すべき業務に集中できるようになるため、より企業としての生産性が伸びやすくなるでしょう。
採用にかかるコストを削減できる
自社で採用業務をした場合、採用担当者にかかる負担が重くなります。また、応募者対応の遅れから取りこぼしが発生すると、求人媒体に掲載する期間も伸びるので、採用コストが増加するでしょう。
しかし、採用代行に任せることで多くの時間を取られていた業務から解放されます。日々の採用業務を効率的に進められるようになるため、採用コストの削減につながります。
成功事例その１【株式会社経営支援】面接設定率7割を維持！
ここからは、応募受付や面接予約に採用代行を提供している企業の成功事例を紹介します。
最初に紹介する成功事例は株式会社経営支援です。代表取締役社長の茶谷武志さんにお話を聞きました。
株式会社経営支援の会社紹介
茶谷さん
–当社は、採用に特化したコールセンターを運営している会社です。採用業務にはさまざまな種類がありますが、そのなかでも、採用管理システムの管理画面の操作や応募者対応に特化してお客様をサポートしています。
当社では、「誠実コミュニケーション」と「採用コミュニケーション代行」の商標を取り、事業を展開しています。いずれも当社の理念を反映してのもので理念に拘りをもって業務に生かしています。
採用コミュニケーション代行とは
茶谷さん
–応募者の受け付けというところでは、面接日程の調整から日程の変更、キャンセル対応、職種の問い合わせ、さらには面接の種類に応じた案内、対面での面接、Webの面接あるいはその企業の採用ルールに従った独自の対応、さらにはそのルールそのものを一緒に作り上げていくということも行っています。
当社は、取引先とのコミュニケーションを大切にし、お客様の要望に柔軟に対応しています。決まった対応だけではなく、例えば、オペレーターが代表電話に出て、お客様の担当者と話をしながら、そのお話を持って応募者と話をすることもあります。1人1人が面接担当者としてのやり取りをする、オペレーター1人1人がそこまで対応するというところがスピーディーな対応に繋がっています。 採用担当者として、1から50までやるというようなイメージで対応しています。
他社の採用代行と比べた強みは？
茶谷さん
—企業の担当者として相手に寄り添えるように、仕事に対する姿勢や理念を大事にしている点は、当社が最も大事な強みと考えています。
例えば、当社の取引先で中高年者を対象に募集をかけている場合など、Webでの作業が不慣れな方も多く見受けられます。そのような方にはメールやSMSを使って手厚くフォローしながら対応しています。
加えて、オンラインで面接をする際も、Zoomの設定案内を行っているので、Webに不慣れな応募者でもZoomでの面接に対応できるので安心して利用可能です。
Zoomの使い方についてはわからない方も多いので、当社では最初にインストール方法の手順書をパソコン用とスマートフォン用でお送りしています。当日参加できない方については、お困りのことがないかこちらから電話で連絡してZoomの操作まで誘導するようにしています。
もちろん、当社のオペレーターは、採用管理システムの操作に精通しているのはもちろん、取引先の担当者に寄り添って対応できるトレーニングを頻繁にしているので質も高いです。
あと当社の理念、経営指針、経営理念と行動指針ですが、同じメールを打っても、あるいは同じ電話を受けるにしても、その対応する姿勢にすごくこだわっています。
どこの代行会社も同じで、効率化したりとか、業務の設定率とか、予約率を上げていくということに対しての熱意は同じですけれども、根本の姿勢としてどのように相手に寄り添って行動や対応できるかっていうところは、企業姿勢が大きくかかわってくると思います。そこはすごく大事にしています。
採用代行を導入した結果の成功事例
茶谷さん
–当社が担当させていただく企業様には、採用代行を導入する前には面接設定の数字を取っていなかったケースもあります。当社がサポートした結果、面接設定率は7割以上をキープできていますので、2割ぐらいは上乗せできていると思います。
採用代行サービスの料金体系
茶谷さん
–当社の料金体系は、いくつかパターンがありますが、基本的には従量課金がほとんどです。
また、応募者に対してアプローチした際に課金するケースと成功報酬や面接毎にいくらといったパターンにも対応しています。
なお面接ブッキングの成功報酬対応もしています。ただし、応募者のスクリーニングで絞りすぎて簡単に面接設定できないような事例もあった結果、工数だけがかかってしまい業務量に見合わなかったことがありましたので、毎回業務内容を精査して対応するようにしています。基本は業務分の費用はいただく従量課金が中心です。
スタートアップの業務設計が不十分だからと別の会社に９割がた決定していながらも不安を抱えていた会社が当社の対応を評価して切り替えた会社や、データ集計、現場対応、スピード対応、詳細な見積を評価して弊社に切り替えられた会社もあります。
成功事例その２【株式会社エスプールリンク】面接設定率の改善やコスト削減を実現
2つ目の成功事例は、株式会社エスプールリンクです。エスプールリンク採用支援事業部 営業部部長の金城夢乃さんにお話を聞きました。
株式会社エスプールリンクの事業・採用代行の内容
金城さん
–当社は応募受付代行と面接代行を中心に採用支援サービスを提供しています。
北は北海道から南は宮崎といったところにコールセンターを持っています。元々は地方の女性の事務職がなかなかお仕事としてない状況があった中で地方の女性の雇用を生むという地方創生をテーマにし、あえて小さな都市にコールセンターを構えています。
また、約8割のオペレーターが正社員のため、意識の高さや品質面で強い自信を持っています。
当社の事業は主に2つあり、応募受付と面接の代行です。Webからご応募いただいた求職者に対して、企業様の採用担当者が連絡を差し上げても接触が難しいことがよくあります。そこで当社が代行し、電話やチャットボットで企業の人事・採用担当者の代わりに応募者対応をしています。
そして、当社が最も力を入れているのが、面接代行です。このサービスは、企業様ごとに専門の面接官を用意して、応募後に接触ができ次第、企業様の人事担当者の代わりに当社の担当者がオンラインで面談を実施します。
企業様は、当社がお送りした面接の録画内容と求職者の評価レポートを確認して、合否を判断します。
スピード感もそうですし、あとはこれまで培ってきました応募者対応というところでオペレーターのスキルも上がってきていますので、面接代行をさらに推し進めています。
ビズプラの採用チャットボットの活用
金城さん
—スピーディーな応募者対応を実現するために、ビズプラをはじめとした採用管理システムやチャットボットを使ってもフォローアップできる実績があります。
今実際に今年に入ってビズプラを使っている企業様がチャットボットへの切り替えがだいぶ進んできていると思います。今後は引き続きビズプラと当社の採用代行の掛け合わせでお客様に提案していきたいと思っています。
他社の採用代行と比べた強み
金城さん
–他社の採用代行サービスと比べた強みは、スピード感のあるサービスを提供できている点や、対応するオペレーターおよび面接官の質です。応募者受付は、早ければ応募があってから1日もしくは2日前後で採用通知をお渡しできます。
また応募受付と面接代行に特化している分、それらの経験がかなり蓄積されていますので、応募者対応でオペレーターのスキルも上がってきております。このタイプにはこういう面接のやり方が良いですとか、相手の魅力を引き出すためにもう少し深掘りをした方がいいなど面接代行にも培ったスキルを活かしています。
こういった強みがあるのは、他社のコールセンターのように幅広く業務を行うのではなく、応募受付、面接代行に特化しているからです。経験がすぐに蓄積されますし、適格なアドバイスができます。
採用代行サービスを導入した企業様の成果
金城さん
–当社が応募受付代行と面接代行をセットで行っている企業様では、面接の設定率が50%から65%に上昇しています。
当社の採用代行サービス導入前は応募から面接日まで1週間はかかっていましたが、導入後の平均的なリードタイムは3日ぐらいまで縮まっています。
また、実際にお客様にいただいた嬉しい言葉なのですが、当社の採用代行を入れたことによってかなり早い段階で毎年の採用目標人数を達成して充足しました、という企業さんもいらっしゃいます。早期に採用ができた結果、無駄な広告費を削減できた点で貢献できていると思っています。
採用代行サービスの料金体系
金城さん
–当社の面接代行の料金は主に30分と60分のプランがあり、求職者が面接にきちんと参加した場合に限り、料金がかかります。
次に応募受付の料金については、対応課金と面接設定課金の2パターンがあります。チャットボットが採用される前は面接設定課金を採用していました。ただ、自動予約を使っている企業様については、当社の対応業務が減るので柔軟に対応しています。
採用代行の話を聞いてみたい方はお気軽にお問い合わせください！
ここまで、応募受付や面接予約に採用代行を提供している会社の成功事例を紹介しました。
採用代行の話を聞いてみたい、当記事で紹介した採用代行会社に話を聞きたい方はぜひ株式会社フューチャートまでお気軽にお問い合わせください。
株式会社フューチャート
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