採用計画の立案、求人メディアの選定〜制作依頼・応募者の受付対応、面接の日程調整、面接業務、役員への報告に至るまで、幅広い業務を担っていました。

全国に18の支店を展開しており、各視点で営業職やリサーチ業務、コールセンター、施工管理など多彩な職種を募集。効果を上げるために、メジャーな求人メディアだけでなく、地域のメディアも活用しており、月に50〜60件の求人広告を出稿しています。
そのため、毎月の応募者数も600～700人程に及びます。私たちは、限られたスタッフで多岐にわたる採用業務を担当しており、業務効率化をより高めるために、「採用管理システム（ATS)」の積極的な活用を行っていました。

数年にわたって、さまざま採用管理システム（ATS)を使ってきました。しかし、自分たちの要望を叶えるATSに巡り会えなかったのです。
1つ目は、基本的には新卒採用向けのシステム機能になっていることです。私たちは、中途採用をメインにしています。一人でも多く内定者を獲得するために応募者数の向上や、迅速なアプローチが重要になってきます。
しかし、ほとんどのATSは、そうした目的を達成する機能になっておらず、ジレンマを感じていました。

もう1つは、標準機能で効率化が高まるツールになっていないことです。毎月多くの応募者、多くの求人メディアをATS上で管理していたのでオプション料金が発生し、費用対効果が上がらない状況になっていました。なかには連携できないために、スタッフに煩雑な業務が増えてしまったこともあります。

どのATSもすべてが使えないというわけではないですが、この2つの課題を一度に解決できるツールにはなかなか出会えませんでした。

従来のATSでは大手の求人メディアだと応募者情報を一括で取り込めますが、地域でしか知られていないような求人メディアには対応していないことがほとんどです。
しかし私たちは、採用数を増やすために、常に新たな潜在層にアプローチしているので、地域の求人メディアも積極的に利用しています。それによって、自動取込ができない応募者が増え、その分スタッフが手動で入力していました。

手入力となると、入力者、チェック者と工数も増え、時間を要していました。

この2つの理由により、ATSに自動取込できなかった応募者情報を確認するために、1つひとつメディアの管理画面にアクセスして作業を行います。以前に確認した時間帯以降の応募者をチェックして、合否通知や面接日程の調整連絡などのメールを1件1件手動で送っています。
このように手作業で対応しているため応募者数が多い時は大幅な作業時間を要していました。

1つは、作業効率が大幅に向上したことです。
その理由は、これまでオプション料金で高額だった機能が、基本料金もしくはリーズナブルな料金で活用できるようになったからです。
ビズプラ採用管理では、100媒体以上の自動取込ができるので、地方も含めて全ての求人メディアの応募者情報を人の手を介さずに、ATS上に反映できるようになりました。人数が多くなっても、追加料金を気にする心配もありません。

応募者に対して書類・面接通過者と不採用者を振り分けて、自動でメール送信できる「応募者向けのメール一括送信サービス」も従来のATSではオプションでした。そのため、これもスタッフは1件1件手作業で送っていました。これも、ビズプラ採用管理だと10〜20件まとめて振り分けて送れるようになり、作業効率が大きく改善したのです。すべて合わせると私たち人事スタッフの作業時間は、月50時間は削減できるようになりました。

もう１つは、ビズプラ採用管理では、応募者にSMS（ショートメッセージサービス）メッセージを送信できることです。
応募者が登録しているe-mailアドレスは、パソコンもしくはWebブラウザで閲覧することが多く、よほど仕事でPCを使っていないと、見落とされてしまいます。その点、SMSは普段使っているスマートフォンに届けられるので返信率が驚異的に高まりました。
600件の応募があるうち、従来は返信が100件ほどでしたが、それが150件ほどに伸びました。およそ５割アップです。さらに返信率が高いだけでなく、リアクションも速いので、そういう方は当社への関心度も高く意欲もあり、内定にもつながりやすい傾向があります。自ずと内定承諾率も高まっています。

一番効果があったのは、ビズプラ採用管理の「案件管理」機能です。
求人原稿は支社×職種ごとにつくっているので、1カ月単位でどの求人メディアの、どの職種で応募が多かったのか、少なかったのかの費用対効果を必ずチェックしています。
これまでのATSだと、すべての案件（求人原稿）の自動取込ができなかったので、標準装備されていた「応募管理」機能を有効に活用できませんでした。そのため、それぞれの求人メディアをチェックしては、毎月50〜60件ある案件をExcelシートに入力していました。これも煩雑な業務になっていたのです。

ビズプラ採用管理には案件管理機能が標準装備されているので、こちらが手を動かさなくても、ビズプラ採用管理上に１案件ごとに数値をタイムリーに表示できるので、私たちも採用効果を迅速把握できるようになりました。
それによって、費用対効果が落ちてきた案件は、原稿内容をブラッシュアップしたり、応募条件を変更したりできるので採用効果の向上・維持が可能になったのです。これは大きな価値だと思っています。


ビズプラ採用管理に標準装備されている案件管理画面の例

株式会社 PGSホーム
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