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採用業務をまるっとお任せ!集客から求人・選考にいたるまでトータルでお任せしています

トランスコスモス株式会社
DEC統括 DCC総括 人財開発本部 採用推進部長 立蔵 悠様
DEC統括 DCC総括 人財開発本部 採用推進部 採用企画課 原 奏海様
業種 売上拡大に向けた顧客サポート支援、プロモーション活動支援、マーケティング活動支援、コスト最適化を実現するITサポート、ビジネスサポート、設計開発支援、システム開発支援など
従業員 グループ:69,512名(国内:43,839名、海外:25,673名) 2022年3月末現在
トランスコスモス株式会社は、総合アウトソーシング事業のパイオニアとしてコミュニケーション力とIT技術を活用して、お客様企業のビジネスをサポートしています。なかでも、今回ビズプラを導入したデジタルカスタマーコミュニケーション総括事業部は、国内最大規模のキャパシティ提供力を持つコンタクトセンター(以下、コールセンター)を全国に展開し、お客様企業の売上拡大とコスト最適化に貢献しています。

同社では、毎年2万人のコールセンタースタッフ(契約社員・派遣社員)を採用しており、集客から求人・選考にいたるまでトータルで管理を行えるATS(採用管理システム)が欠かせません。いかにしてビズプラが採用されたのか。その理由やプロセスについて伺いました。

採用管理システムをビズプラに切り替えた要因とは 採用管理システムをビズプラに切り替えた要因とは

—— 「ビズプラ」の導入を検討した背景を教えてください。

立蔵さん
私達が所属しているデジタルカスタマーコミュニケーション総括事業部は、アウトソーシングでコールセンターを構築して、取引先さまである企業の売上拡大やコストの最適化を支援しています。募集している人材は、事業の最前線で活躍しているコールセンタースタッフの契約社員や派遣社員の皆さんです。

採用活動は、北海道から沖縄まで全国6エリアで実施。これまで、ビズプラとは違うATSを使って、それぞれ独自ルールにより管理されていたため、全体最適が進まず非効率な運用となっていました。

そんななか、ATSのベンダーから、当社で使っていた「ATSの旧バージョンのサポートを終了する」という報告を受け、いよいよ次のATSをどうするか決めなければならなくなったのが「ビズプラ」導入検討の背景です。

—— 既存のATSの更新を躊躇された要因は何だったのでしょうか?

立蔵さん
これは、トランスコスモスと、ベンターそれぞれに問題があったと思います。トランスコスモス側でいえば、さきほどお話しした、各エリアで管理する応募者・選考情報などの項目や方法などが異なっており、全体を把握して、調整できていなかった点です。実際、全拠点の検索項目を全て表示すると数百個あり、それによって、検索表示に時間がかかり、全社スタッフの作業工数にも影響を及ぼしていました。

一方、ベンダー側の問題として、1つ目は「他のツールとの連携」です。応募者へのアンケートや動画エントリーしたいと思っても、既存のATSにはその機能がなく、かつ連携もできない状態でした。そのため、応募者とのやりとりが発生するたびに、ATSとは別に必要なツールを立ち上げなければなりませんでした。
2つ目は、システムの改修に時間とコストが大幅にかかることです。案件によってはベンダーからのご提示にもかかわらず、スケジュールを大幅に遅れることがあり、改修後の予定が立てづらく、社内でも問題になっていました。

ビズプラにはほとんどのATSにない「案件管理」機能がある ビズプラにはほとんどのATSにない「案件管理」機能がある

—— さまざまなATSがあるなかで、ビズプラを選んだ理由は何でしょうか?

立蔵さん
2つ理由があります。1つは、システムの「堅牢性」や「耐久性」です。私達の事業部では年間2万人の契約社員や派遣社員を採用しています。応募者数でいうと、その数倍の人数になります。そのためシステムとしては、膨大なデータ量を円滑に処理できる容量や、漏洩の心配のないセキュリティなどが求められました。その求める基準を「ビズプラ」は満たしていました。

もう1つは「案件管理」機能が使えることです。
コールセンタースタッフの募集の動向は、自社の採用担当者が案件ごとに管理しています。その際、効率的に採用できるように、応募人数や面接設定人数、採用人数などの進捗状況をリアルタイムに確認して、その後の採用予測までを割り出せるようにしています。これを「案件管理」機能と呼んでおり、当社がATSを活用する上では必須のものだと考えていました。

しかし、他のATSを調べてみると、ほとんどの場合標準装備しておらず、既存のATSにしかない機能でした。そんななか、ATSとして既存以外で唯一付けていたのが「ビズプラ」でした。というか、当社のためにフューチャートさんがビズプラに新たに「案件管理」の機能を追加してくれたというのが実情です。

5分で全媒体の応募者データを取り込む機能や、管理項目の仕様変更など、挙げたらキリがないくらい、色々実現できる 5分で全媒体の応募者データを取り込む機能や、管理項目の仕様変更など、挙げたらキリがないくらい、色々実現できる

—— ビズプラを導入するまでのステップについて教えてください

立蔵さん
既存のATSにはいろいろと課題はありましたが、コールセンタースタッフを採用する上では欠かせないシステムとなっていたので、1つに絞って、新たなATSに入れ替えるには時間が必要でした。ただそんなときに、当社の沖縄拠点でフィジビリティとしてビズプラの導入を検討する動きが出てきたのです。それがビズプラ導入への大きな弾みになりました。

—— 具体的にはどんな取り組みだったのでしょうか?

立蔵さん
各営業所で、既存のATSでは実現できなかった部分がいろいろあり、それをビズプラで本当に実現できるのか。まずは沖縄事業所で試してみるというのが目的としてありました。

例えば、他のサービスとの連動です。
既存のATSでは応募者に送信するメールにWeb面接などのURLを手打ちで反映しなければなりませんでした。そのため応募者が多い場合などは、ミスのリスクも高まります。それがビズプラなら自動でURLなどを反映できるので、煩雑な業務が一気に削減でき、効率化につながりました。

その他にも、応募者データのスピーディーな取り込み(5分ですべての媒体の応募者データを取り込める機能)や、管理項目の仕様変更など、挙げたらキリがないくらい、いろいろなことが実現できました。フューチャートさんと2年近くにわたって毎週定例会を行い、その間に100件近くの要望を聞き入れていただきました。そのおかげで、これまでと違って、非常に納得いくシステムを構築できたと思います。

「どんなことでお困りですか?」提案型のアフターフォローとスピーディーな対応がすばらしい 「どんなことでお困りですか?」提案型のアフターフォローとスピーディーな対応がすばらしい

——フューチャートの対応はいかがでしたか?

立蔵さん
既存のベンダーとは、明らかに対応スピードが違います。フューチャートさんは非常にスピーディーです。メールで問い合わせをすれば、2〜3時間以内にはレスポンスがありますし、その期間内に回答できない場合でも、翌日には正式な回答をいただけます。

また、対応内容も素晴らしいですね。一般的なベンダーは当たり前なのですが、既存ATSの改修では、こちらの要望した通りに作業はしていただけるものの、少し物足りなさを感じていました。
その点においても、フューチャートさんは180度違っていて、ATSに関する困り事や悩み事を相談すると、必ずご提案いただけます。「どんな機能が欲しいですか?」ではなく「どんなことでお困りですか?」といつも質問してくれますが、それがとても新鮮でした。
沖縄でのフィジビリティを通して、フューチャートさんを単なるATSのベンダーさんではなく、当社のミッション達成や採用力の強化に伴走してくれるパートナーとして認識するようになりました。
原さん
私は、2021年6月から異動によってジョインしたのですが、フューチャートさんには立蔵と同じ印象を持っています。

フューチャートさんに仕様変更などで、「これできますか?」と相談すると、必ず変更する背景を尋ねられます。
それで理由を説明すると、「その仕様変更は他社にも影響があるのでできませんが、こういう形ならできますが、いかがですか?」と、必ず代案を提案していただけます。このようにフューチャートさんは、他のベンダーさんなら断わるような変更にも柔軟に対応してもらえます。

——現在、御社の全拠点へのビズプラ導入はどのような状況でしょうか?

立蔵さん
全国6エリア(本社/支社)に順次導入しています。既存のATSでは1つの管理画面を全エリアで共有して使っていました。それによって検索表示に時間を要したりして、使いづらいことになってしまったので、ビズプラでは、6エリアそれぞれに異なる管理画面を設定。それによってエリアごとに仕様をカスタマイズしても、システムに過度な負荷がかからないようにしました。
もちろん、各エリアのやりたいことが叶えられるようにしながらも、本部として全体を統括するようにしています。フィジビリティを行った沖縄事業所での取り組みにならい、基本的には週次定例や必要に応じて分科会を立ち上げ、フューチャートさんや現場社員と連携をとりながら、進めています。

ビズプラで採用の効率化と初期投資の削減を実現 ビズプラで採用の効率化と初期投資の削減を実現

—— 改めて、ビズプラを導入して解消できた課題などを教えてください。

立蔵さん
1つは、採用に関わる工数の削減や効率化の実現です。具体的には、ビズプラで、さまざまなツールを使えるようにした点です。先ほども触れましたが、既存のATSだとアンケートツールや動画面接サービスなどの他のサービスと連携できていませんでした。それがビズプラでは、Web面接、動画エントリー、リファラル採用、SMSなどの多様な機能を標準装備しており、さらに他のツールとも連携ができるので、ほぼ全ての業務がビズプラで完結できるようになりました。

原さん
現在ビズプラを導入している事業所の採用スタッフからも非常に使いやすくなって、作業効率が上がったという話をよく耳にします。

立蔵さん
それに、今まではZOOM機能やSMS機能などのサービスはATSとは別に個々で契約を行っていました。それがビズプラに内蔵されている機能については、フューチャートさんとだけ契約すれば包括的に他のサービスも利用できるので、契約・経理上などの煩雑さもなくなりました。

原さん
問題となっていた検索もスピーディに表示されるようになり、効率が上がっただけでなく、作業中のストレスもなくなりました。

立蔵さん
2つ目は、フィジビリで、100件近くの改修を依頼しましたが、その要望が他のお客様にとっても利便性が高く、汎用性が高い内容だった場合、「ビズプラ製品の利便性を高めるための改修だから」とおっしゃって、無償で開発を行っていただきました。もちろん、当社個別の改修については開発費をお支払いしましたが、それでも全部で5件も満たない数です。

—— 最後に、フューチャートへのメッセージや期待することはありますか?

原さん
当社へのビズプラ導入時には、フューチャートさんから操作マニュアルをご提供いただき、追加で当社ルールも反映していただきました。このように運用面でもサポートしていただけるので、非常に助かっています。システム改修でも、お互いの認識を都度確認してくださるので、進行もスムーズです。さきほどもお伝えしましたように、利用ユーザーはもちろん、当社への応募者も見据えて一緒にシステム開発をしてくださるので、非常に相談しやすいです。

立蔵さん
ビズプラを全国のエリアに導入していくのはこれからなので、その間にもいろいろな課題が発生してくると思います。それでも、フューチャートさんとなら一緒に乗り越えて、効率的な採用活動につながる仕組みを創っていけると確信しています。
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