立蔵さん
私達が所属しているデジタルカスタマーコミュニケーション総括事業部は、アウトソーシングでコールセンターを構築して、取引先さまである企業の売上拡大やコストの最適化を支援しています。募集している人材は、事業の最前線で活躍しているコールセンタースタッフの契約社員や派遣社員の皆さんです。

採用活動は、北海道から沖縄まで全国6エリアで実施。これまで、ビズプラとは違うATSを使って、それぞれ独自ルールにより管理されていたため、全体最適が進まず非効率な運用となっていました。

そんななか、ATSのベンダーから、当社で使っていた「ATSの旧バージョンのサポートを終了する」という報告を受け、いよいよ次のATSをどうするか決めなければならなくなったのが「ビズプラ」導入検討の背景です。

立蔵さん
これは、トランスコスモスと、ベンターそれぞれに問題があったと思います。トランスコスモス側でいえば、さきほどお話しした、各エリアで管理する応募者・選考情報などの項目や方法などが異なっており、全体を把握して、調整できていなかった点です。実際、全拠点の検索項目を全て表示すると数百個あり、それによって、検索表示に時間がかかり、全社スタッフの作業工数にも影響を及ぼしていました。

一方、ベンダー側の問題として、1つ目は「他のツールとの連携」です。応募者へのアンケートや動画エントリーしたいと思っても、既存のATSにはその機能がなく、かつ連携もできない状態でした。そのため、応募者とのやりとりが発生するたびに、ATSとは別に必要なツールを立ち上げなければなりませんでした。
2つ目は、システムの改修に時間とコストが大幅にかかることです。案件によってはベンダーからのご提示にもかかわらず、スケジュールを大幅に遅れることがあり、改修後の予定が立てづらく、社内でも問題になっていました。

立蔵さん
既存のATSにはいろいろと課題はありましたが、コールセンタースタッフを採用する上では欠かせないシステムとなっていたので、１つに絞って、新たなATSに入れ替えるには時間が必要でした。ただそんなときに、当社の沖縄拠点でフィジビリティとしてビズプラの導入を検討する動きが出てきたのです。それがビズプラ導入への大きな弾みになりました。

立蔵さん
各営業所で、既存のATSでは実現できなかった部分がいろいろあり、それをビズプラで本当に実現できるのか。まずは沖縄事業所で試してみるというのが目的としてありました。

例えば、他のサービスとの連動です。
既存のATSでは応募者に送信するメールにWeb面接などのURLを手打ちで反映しなければなりませんでした。そのため応募者が多い場合などは、ミスのリスクも高まります。それがビズプラなら自動でURLなどを反映できるので、煩雑な業務が一気に削減でき、効率化につながりました。

その他にも、応募者データのスピーディーな取り込み（５分ですべての媒体の応募者データを取り込める機能）や、管理項目の仕様変更など、挙げたらキリがないくらい、いろいろなことが実現できました。フューチャートさんと2年近くにわたって毎週定例会を行い、その間に100件近くの要望を聞き入れていただきました。そのおかげで、これまでと違って、非常に納得いくシステムを構築できたと思います。

立蔵さん
既存のベンダーとは、明らかに対応スピードが違います。フューチャートさんは非常にスピーディーです。メールで問い合わせをすれば、2〜3時間以内にはレスポンスがありますし、その期間内に回答できない場合でも、翌日には正式な回答をいただけます。

また、対応内容も素晴らしいですね。一般的なベンダーは当たり前なのですが、既存ATSの改修では、こちらの要望した通りに作業はしていただけるものの、少し物足りなさを感じていました。
その点においても、フューチャートさんは180度違っていて、ATSに関する困り事や悩み事を相談すると、必ずご提案いただけます。「どんな機能が欲しいですか？」ではなく「どんなことでお困りですか？」といつも質問してくれますが、それがとても新鮮でした。
沖縄でのフィジビリティを通して、フューチャートさんを単なるATSのベンダーさんではなく、当社のミッション達成や採用力の強化に伴走してくれるパートナーとして認識するようになりました。

立蔵さん
全国６エリア（本社／支社）に順次導入しています。既存のATSでは１つの管理画面を全エリアで共有して使っていました。それによって検索表示に時間を要したりして、使いづらいことになってしまったので、ビズプラでは、６エリアそれぞれに異なる管理画面を設定。それによってエリアごとに仕様をカスタマイズしても、システムに過度な負荷がかからないようにしました。
もちろん、各エリアのやりたいことが叶えられるようにしながらも、本部として全体を統括するようにしています。フィジビリティを行った沖縄事業所での取り組みにならい、基本的には週次定例や必要に応じて分科会を立ち上げ、フューチャートさんや現場社員と連携をとりながら、進めています。

立蔵さん
1つは、採用に関わる工数の削減や効率化の実現です。具体的には、ビズプラで、さまざまなツールを使えるようにした点です。先ほども触れましたが、既存のATSだとアンケートツールや動画面接サービスなどの他のサービスと連携できていませんでした。それがビズプラでは、Web面接、動画エントリー、リファラル採用、SMSなどの多様な機能を標準装備しており、さらに他のツールとも連携ができるので、ほぼ全ての業務がビズプラで完結できるようになりました。

原さん
現在ビズプラを導入している事業所の採用スタッフからも非常に使いやすくなって、作業効率が上がったという話をよく耳にします。

立蔵さん
それに、今まではZOOM機能やSMS機能などのサービスはATSとは別に個々で契約を行っていました。それがビズプラに内蔵されている機能については、フューチャートさんとだけ契約すれば包括的に他のサービスも利用できるので、契約・経理上などの煩雑さもなくなりました。

原さん
問題となっていた検索もスピーディに表示されるようになり、効率が上がっただけでなく、作業中のストレスもなくなりました。

立蔵さん
2つ目は、フィジビリで、100件近くの改修を依頼しましたが、その要望が他のお客様にとっても利便性が高く、汎用性が高い内容だった場合、「ビズプラ製品の利便性を高めるための改修だから」とおっしゃって、無償で開発を行っていただきました。もちろん、当社個別の改修については開発費をお支払いしましたが、それでも全部で5件も満たない数です。

原さん
当社へのビズプラ導入時には、フューチャートさんから操作マニュアルをご提供いただき、追加で当社ルールも反映していただきました。このように運用面でもサポートしていただけるので、非常に助かっています。システム改修でも、お互いの認識を都度確認してくださるので、進行もスムーズです。さきほどもお伝えしましたように、利用ユーザーはもちろん、当社への応募者も見据えて一緒にシステム開発をしてくださるので、非常に相談しやすいです。

立蔵さん
ビズプラを全国のエリアに導入していくのはこれからなので、その間にもいろいろな課題が発生してくると思います。それでも、フューチャートさんとなら一緒に乗り越えて、効率的な採用活動につながる仕組みを創っていけると確信しています。