奥田さん
当社は、全国に43の営業所を展開していますが、これまでは、各営業所の採用担当者が、採用マニュアルと営業所の方針をもとに、棚卸スタッフを採用していました。ただし、各営業所で抱える課題や担当者による個別判断など、地域事情を考慮した採用体制はできていたものの、採用基準や選考方法など採用プロセスの実態や課題が本部で把握できていませんでした。また応募から採用決定までの時間も平均して7日以上もかかっていることから調査したところ、採用担当者は本来の業務と並行して、採用活動を行っているため、面接予定日が限られており、面接日が決まらないといった課題もあり、応募者の取りこぼしも課題の一つとして明らかになりました。

そこで採用業務の「質」と「スピード」を高めるために、「採用業務の一元化」と「オンライン化」に取り組むことにしました。その際、大事にしたことは2点です。1つは「応募者目線」。応募者がストレスなく、当社の仕事に応募して、採用まで短期間で誘導できるようにしました。もう1つは「できることはITに任せること」。全国合わせて年間数千人単位の応募者に対応していたので、人任せにしていては、ロスも大きくなるため、ITを活用した効率的な運用を目指しました。

服部さん
そこで、求人の応募から採用までを一元管理できる「採用サポートセンター」を立ち上げることにしました。面接内容を見直し、採用業務に専念した担当者を設けて「質」を高め、面接枠を増やして、応募者がすぐに応募でき、結果1日でも早く採用ができるようにしました。

しかし、１つ問題がありました。それは、我々が考える「応募者目線」の選考方法や問い合わせ窓口に対応できる仕組みが既存のATS(採用管理システム）では実現できなかったことです。

我々が構想していた「採用サポートセンター」を実現しようとすれば、従来のATS(採用管理システム）では構想外の領域ではあったので、難易度が非常に高かったのです。一度既存のATS（採用管理システム）の会社に相談してみましたが、膨大な費用がかかる上に、たとえ実現したとしても、我々が100％満足できる機能に達することができないとのこと。他のATSを探すしか打つ手はありませんでした。

奥田さん
そんな中、唯一100％に近い形で我々の要望に応えてくれたのが、フューチャートさんの「ビズプラ採用管理」だったのです。

奥田さん
従来の採用プロセスだと、応募窓口や履歴書などの書類受付、拠点の採用担当者との面接調整を行うことが一般的だと思いますが、当社で導入した新採用プロセスの場合は、全拠点の応募者対応〜書類選考〜面接まで一貫して行えるのが特長です。

服部さん
さらに当社は、募集職種が多く、「短期・長期」「就業先」「勤務時間」「業務内容」など働き方に特徴があることから、オンラインで行える3つの選考方法で対応することを企画しました。

例えば、小売店の営業時間外での短期アルバイトの場合は、接客対応もなく、やる気さえあれば当社のノウハウである教育プログラムを受けていただければできる仕事なので、面接や履歴書提出のない「①オンライン完結」の選考を行っています。一方、営業中の店舗の場合、クライアントとの打ち合わせや買い物に来られるお客様への接客を求められることがあるため、「③Web面接」で選考します。「②電話面接」は、クライアントとの打ち合わせや接客を要しない仕事の選考で利用しています。

その際、「ビズプラ採用管理」では、職種ごとに仕事内容や勤務時間、給与、待遇、休日休暇などを明記したガイダンスページを表示させたり、職種に応じた選考方法を紐付けたり、さらに面接が必要な場合は面接予約が行えるようになっています。

奥田さん
これまでの採用業務は、営業所が募集・受付・選考をすべて行うといった一般的に行われている方法でやってきました。現場の負担や応募者へのレスポンスを上げるために、応募受付の一部を本部で対応するなど工夫もしてみましたが、応募者の取りこぼしや入社後のミスマッチによる早期退職といった重要な課題を解決することはできませんでした。そこで、現場が行う採用業務を採用サポートセンターがオンラインですべて行う方法にトランスフォームしてしまおうと方針の転換を決意しました。採用のオンライン化はその構想の中でも実現性の面で難易度の高いものでしたので、ATSの調査やいろいろな方に相談したのを覚えています。そんな中以前「あつメール」でお世話になったことがあるフューチャートさんに相談したところ、すでにWEB面接機能が備わっていたこと、コールセンター業務に対応する機能の構想を伺えたことから、リモート面接環境を整えられるという期待を持つことができました。

奥田さん
採用担当者は営業所の中でも重要な役割でしたし、これまで地域に応じた課題を乗り越えてきた自負をもった意識の高い方が担われているポジションでした。ほとんどの方は他の業務も持っていたので、本来であれば採用業務がなくなって、業務負荷が軽減され喜ばしいはずなのですが、「本当にその方法で任せて大丈夫なのか?」という不安はとても大きかったと思います。幸いにも、経営陣とラインのトップから理解いただき、変えたほうが良いと背中を押していただいたので、現場の方にしっかり説明すれば理解していただけると信じ、進めることができました。

服部さん
もう1つは、採用担当者が求めるような人物を採用できるのかどうかの不安も大きかったと思います。実際、営業所ごとに採用基準やトークスクリプトはバラバラでしたし、中には言語化できておらず、その採用担当者の感性に頼っていた所もありました。

そんな状況だったので、各営業所の採用担当者と顔を突き合わせたりしながら、これまでの採用業務について丁寧に確認しました。その共同作業のかいあって、採用サポートセンターになってからは原則共通の採用基準やトークスクリプトで選考を行えるようになりました。

奥田さん
エイジスグループは、当社独自の技術とプロ人材により社会貢献を目指す企業グループです。そのため、少子高齢化が進む中、人材の不足はこれからもずっと解決していかなければならない課題ですが、採用業務の一元化とオンライン化により、採用期間の短縮による選考数の向上とコストダウン、入社後のミスマッチ防止など効果がありました。またエイジスグループ各社で利用することを前提に設計していましたので、グループ各社への波及という面でも効果が出てきたのはうれしい限りです。

服部さん
営業所の採用業務を無くしたことで、担当者の人件費や、面接をするために借りていた会場費を合わせると、全体で年間数千万円ぐらいかかっていたので、コストも削減できたのではないでしょうか。

服部さん
CTI（Computer Telephony Integration）システムというのは、コンピュータと電話を統合したシステムのこと。ビズプラ採用管理と連携しており、応募者から電話がかかってくると、採用スタッフ（オペレーター）のPC画面に自動的に応募者情報がポップアップされて、過去の履歴などもすぐに確認できます。応募者に電話をかけたい場合は、ビズプラ採用管理上にある応募者情報の電話番号をワンクリックするだけで、番号入力しなくても自動で発信できたりします。これにより、サポートセンターの採用スタッフが応募者へ円滑に対応が行えます。

IVR（Interactive Voice Response）は問い合わせ内容に応じて着信先を振り分けるシステムのこと。当社の場合は、さまざまな募集職種があり、選考方法も異なるので、それを応募者のリクエストに応じて誘導するのはもちろん固定電話にも対応できるようになっています。それによって、原則応募者は24時間いつでも応募や面接予約をすることが可能です。

奥田さん
CTIやIVRからは少し離れますが、先程紹介したガイダンスページは内容・表現・機能にとてもこだわりました。それによってドタキャンや応募のミスマッチが減り、面接後の応募者と電話がつながる通電率もアップしたので、面接効率がぐんとよくなりました。

服部さん
これまで当社は、とにかく応募者に来てもらうことを優先していました。まず会って話しましょうと。会場を借りて、面接を行うほどの人数だったので、当社が求める人物像とは違う人が来てもあまり支障はなかったのも事実です。

そこから、Webや電話で行う1on1の面接スタイルに変更になり、採用率をもっと高める必要が出てきたのです。それは応募者にとっても、事前に仕事内容などを理解した上で面接に参加したほうが、イメージとは違うといったミスマッチがなくなります。そのために、面接時に従来説明していた内容を全部テキスト化して、応募者にはガイダンスページとして事前に見ていただくように変えました。

奥田さん
このように、さまざまな形で「応募者目線」を実現できたのも、「ビズプラ採用管理」のおかげです。

服部さん
フューチャートさんに相談して、「無理です」と突っ返されたことは一度もありません（笑）。だから、自社システムを使っているような感覚になってしまいます。そのぐらい、アフターフォローが手厚いですね。
最近も、採用サポートセンターで不採用になった応募者の理由を入力できるように機能を追加してもらいました。このような＋αの機能追加にもご対応いただけるので、非常に助かっています。

奥田さん
私たちの採用サポートセンターにとっては、「ビズプラ採用管理」は欠かせないシステムとなっているのは間違いないです。