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お客様の声・導入事例│WEGO(ウィゴー)│ビズプラ採用管理

株式会社ウィゴー
コーポレート本部 人事総務部長 森 舟哲様
コーポレート本部 人事総務部  纐纈 尚子様
業種 アパレル事業。「WEGO」及び系列店舗の管理運営。
従業員数 約2,500名(契約社員、アルバイト含む)
株式会社ウィゴー様は「YOURFAN(一人ひとりのファンであること)」をコーポレートスローガンに掲げ、Lifestyle Culture Store【WEGO】や系列ブランドを含め、国内外に169店舗(2021年8月31日現在)を展開しているアパレル企業です。ストリートから派生している様々なカルチャーをピックアップし、商品開発やイベント運営など多岐にわたるプロモーションを行っており、若者を中心に絶大な支持を得ています。

160を超える店舗のアルバイト採用はもちろん、勤怠管理や異動・有給休暇・交通費などの申請管理にも「ビズプラ採用管理」をご活用いただいています。他にもさまざまな勤怠管理システムがある中で、なぜ「ビズプラ採用管理」が選ばれたのか。導入した理由・プロセス・効果について伺いました。
返答率の高いSMSで応募者に連絡できるので、面接日程調整の手間が激減! 返答率の高いSMSで応募者に連絡できるので、面接日程調整の手間が激減!
—— 初めてお会いして10年以上経ちますが、『ビズプラ採用管理』を導入された経緯を教えていただけますか?
森さん
-『ビズプラ採用管理』の前身である『あつメール』のサービスから利用しています。『あつメール』は、アルバイトを採用する際、いろんな媒体からの応募者データを自動で取り込み、1つのメールアドレスに一括管理できたので、非常に便利でした。
しかし、1つ面倒な業務がありました。それは、採用を行う店長が応募者との面接日程を調整する際、電話をかけていたので、つながらない場合は何度もかけ直す必要がありました。それが原因で、面接がなかなか進まなかったり、店長の本来の業務にも支障をきたしたりすることが少なくありませんでした。

纐纈さん
-『ビズプラ採用管理』を導入したのは、応募者とはショートメール(SMS)で連絡がとれるので、PC上でやりとりが完結できるようになるからです。SMSを使うことによって応募者からの返答率も上がり、何度も電話をかける手間が解消され、店長は本来の店舗運営に専念できるようになりました。
企業の採用・選考フローに合わせて、システムをカスタマイズ 企業の採用・選考フローに合わせて、システムをカスタマイズ
—— 操作のしやすさや、店舗と現場との連携などはいかがですか?
森さん
-操作はしやすいですね。「採用通知メール」や「不採用通知メール」のテンプレートが用意されているので、基本的にはボタン1つで作業が行えます。具体的には、書類選考で一次通過した人を選ぶと、店長が作った面接日時のお知らせが配信されます。不合格になった人には、その人を選択して「送信」ボタンを押すだけで、その応募者に「不採用通知メール」が届くようになっています。面接後の採用通知も同様の作業を行うだけなので、手間はほとんどかかりません。人事(本部)との連携はどうだった?

纐纈さん
-アルバイト採用は、店長が書類選考〜面接まで全て行っているので、人事部には、応募者が面接で合格したときに初めて店長から「人事部でチェックしてください」という通知メッセージが届くようになっています。本部のチェックも問題なければ店長に連絡をして、店長から応募者に本採用の通知メールが送信される仕組みになっているので、連携はとれていますね。

森さん
-『ビズプラ採用管理』では応募〜面接〜採用までの当社の選考プロセスを反映して、システムを組んでもらっているので、現場も本部も円滑に業務が進められています。
マニュアルの提供や、操作方法の説明会も行って導入支援 マニュアルの提供や、操作方法の説明会も行って導入支援
—— しかし、システムを導入した当初は、現場からもさまざまな意見や反応があったのではないでしょうか?
森さん
-そうですね。新たに発生した面接枠の作成業務も、「どうやって作ればいいか分からない」といった問い合わせが店長からありました。そこで、フューチャートさんに協力してもらって、マニュアルを整備したり。その後勤怠管理や交通費などの申請の機能を追加したときには、全国の店長160名余りを本社に集めて、ビズプラ採用管理の説明会を行いました。

纐纈さん
-マニュアルができてからは、ほとんどの店長が作れるようになったと思います。中には作り方を間違えている場合もあり、その時は電話をしてフォローすると、問い合わせも次第になくなりました。
—— 採用効果についてはいかがですか?
森さん
-店舗によって異なりますが、店長は煩雑な業務がなくなり、応募者へのレスポンスが迅速にできるようになったので、全体的には採用数は上がったと思います。
お客様のニーズに合わせて、柔軟に機能を拡充できるビズプラ採用管理 お客様のニーズに合わせて、柔軟に機能を拡充できるビズプラ採用管理
—— 現在、御社では「ビズプラ」を「採用管理」だけでなく、「勤怠管理」や異動や交通費精算などの「申請手続き」にもご利用いただいています。他社にも類似したシステムがある中で、なぜフューチャートを選んでいただけたのでしょうか?
森さん
-一番は当社の選考フローに合わせて、システムを柔軟にカスタマイズしていただいたご実績ですね。フューチャートさんなら、勤怠管理や申請管理のシステムを開発するのもお願いできると思ったからです。

当時、「勤怠管理」はICカードに対応した別のシステムを活用していました。しかし、その契約は、従業員一人ひとりに発行されるIDが増えるごとに料金が加算していく仕組みになっていました。

その上、その勤怠管理システムではその機能しか使えなかったので、費用対効果としても非常に低かったので、リプレイスしたいと思っていました。
他のシステムとの連携や、有給の自動付与など、柔軟な設定機能 他のシステムとの連携や、有給の自動付与など、柔軟な設定機能
—— 具体的には、「ビズプラ」でどのような業務に活用されたのでしょうか?
森さん
-「勤怠管理」では、従業員一人ひとりが持っている交通系ICカード(Felica)をかざして、入退勤の時間を打刻する他、打刻漏れがあれば、本人がビズプラ採用管理上で修正できます。毎月15日には前月の全従業員の勤怠データを給与計算システムに自動で取り込み、それをもとに一人ひとりの給与が支給される仕組みになっていました。

-「申請管理」は、ビズプラ採用管理上で、従業員本人が有給休暇、経費、異動などの申請手続きができ、店長は承認するだけ。しかも、計算が大変なアルバイトスタッフの有給休暇については、アルバイトスタッフの過去の勤務日数から有給休暇日数を算出して自動的に付与し、申請・消化すれば、それを反映して有給休暇の残日数が画面に表示されます。

纐纈さん
-以前、本部にアルバイトスタッフから「有給休暇は残り何日ですか?」といった問い合わせも頻繁にきていましたが、このシステムを導入して、それがなくなりましたね。

森さん
-従業員個別の異動歴や役職、評価などを表示している人材データベース「タレントパレット」とも連携し、ステータスが更新されるたびに反映される仕組みになっているのもありがたいですね。
ペーパレス化に成功し、印刷コストや人件費の大幅な削減を実現 ペーパレス化に成功し、印刷コストや人件費の大幅な削減を実現
—— 「勤怠管理」や「申請手続き」も活用して、どんな成果がありましたか?
森さん
-まず1つは、ペーパーレスを実現できたことです。唯一紙として残っているのは、「退職届」だけです。これは、従業員から直接申請させていないので「ビズプラ採用管理」上では作業ができません。ですから、実質的には紙の申請はありませんね。

-もう1つは、本部の業務負担が非常に軽減できたことですね。現在、勤怠管理担当1名、給与計算担当1名、社会保険担当1.5名、採用担当0.5名のたった4名で、2300名もの従業員の人事・労務回りの業務を行っています。

纐纈さん
-もし1カ月分の勤怠修正を手作業でやるとなると、本部スタッフが何名必要なのかと思うと、ぞっとしますね(笑)。
相談しやすい、迅速かつ柔軟なサポート体制 相談しやすい、迅速かつ柔軟なサポート体制
—— しかし、これだけ大規模なシステム導入を行うのは、社内の調整も含め大変だったのではないでしょうか。
森さん
-大事にならないように、フェーズに分けて、スモールステップで始めたのが良かったと思います。最初は、既存の「勤怠管理システム」を『ビズプラ採用管理』に置き換えるだけだったので、予算もほぼ変わりませんでした。それに給与システムへのデータの自動取り込みなどで本部スタッフの煩雑な業務も軽減できるので、経営陣にとっても納得感がありました。

次のフェーズの「申請管理」も、メールと紙でやっていたことをWebに置き換えただけなので、マニュアルを用意して手順を教えれば、現場の従業員にも作業負荷がかかるようなこともありませんでした。
—— 最後に、フューチャートのカスタマーサポートはいかがでしょうか?
森さん
-ビズプラ採用管理上で変更したいことや不具合などがあれば、フーチャートさんの本部スタッフにチャットで相談すれば、迅速に対応してもらえるのでありがたいですね。

纐纈さん
-最近だと、私は求人ページの効果を測定するために「埋め込みタグの設定」について、相談しましたね。システムに関する知識のない私にも分かりやすく説明してもらえるので、非常に助かります。

森さん
-大規模な対応が必要なときには、「会って話しましょうか」と、ご提案いただけるので、当社のスタッフも気軽に何でも相談していると思います。『ビズプラ採用管理』というシステムだけでなく、こうした丁寧で、柔軟な対応も魅力の1つだと思います。
—— 今日はどうもありがとうございました
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