「アルバイト・パートの応募が多すぎてすべてに対応できていない」「採用業務の負担が重く採用が上手くいっていない」といった理由で、採用代行会社への依頼を検討している方もいるでしょう。
採用代行を導入すれば、自社の求めている人材を採用できるだけでなく、負担になっている業務を軽減できます。
本記事では採用代行を利用するメリット・デメリット、依頼できる業務内容について解説します。アルバイトやパートを効率的に採用したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
アルバイト・パートの採用代行が注目されている背景
アルバイト・パートを採用する際に採用代行への依頼を検討している方もいるでしょう。なぜ、採用代行が注目されているのかその背景について解説します。
労働人口の減少により売り手市場になっている
マイナビの「アルバイト労働市場レポート 2023年4月」によると、パートタイムの有効求人倍率は1.32倍となっています。前年の４月の有効求人倍率が1.23倍だったため、若干売り手市場といえるでしょう。
また、総務省の「令和4年版 情報通信白書」によると、少子高齢化の進行により生産年齢人口（15歳〜64歳）は減少しつつあります。
そうなると、少ないアルバイトやパートを多くの企業が奪い合うことになります。求人媒体を出しても、採用したい人数をそのまま採用できないケースも珍しくありません。
採用業務の負担を軽減できる
一般的にアルバイトやパートの採用業務は、人事や採用担当者がほかの業務と並行して行います。ほかの業務で忙しくなると、募集のタイミングが遅れたり応募者への返信ができなかったりなど採用機会の損失や応募者の対応漏れが発生しやすくなります。
また、働いているアルバイトやパートの急な退職により、急遽募集をかけなければならないこともあるでしょう。
採用にかかる業務の負担を減らし、採用機会損失を防ぐ手段として、採用代行会社を活用することができます。
アルバイト・パートの採用代行を利用するメリット
アルバイト・パートの採用代行を利用するメリットについて解説します。利用を検討している方は、参考にしてみてください。
採用業務の効率化を図れる
採用代行に依頼すると、これまで自社の社員が行っていた以下のような業務を代わりに担当してくれるので、業務負担が減る可能性があります。
- 求人媒体の選定
- 求人広告原稿の作成
- 面接日の予約
- 応募者への連絡
- 応募者との面接
- 採用不採用の連絡
- 採用の振り返り（効果測定）
採用活動にかける時間が減れば、採用担当者の人件費を削減できます。さらに、ほかにやらなければならない業務に集中できるようになるでしょう。
繁忙期でも安定的に人材を採用できる
繁忙期になると、業務量が増えるため、社員が少ない企業では採用業務を滞りなく行うことができなくなる可能性があります。
しかし、一部の採用業務であっても代行してもらうことができれば、時期にかかわらずアルバイトやパートを採用できます。
通年での採用もしやすくなるので、応募者数の増加によりアルバイトやパートを確保できるでしょう。
ノウハウを活かしてより効率的な採用活動ができる
アルバイトやパートを効率的に採用するためには、採用ノウハウの蓄積が必要です。
採用代行会社は、以下のようなノウハウを蓄積しているため、自社のみで採用業務をするよりも効率的に人材を確保できます。
- 応募者増加のための施策
- 応募者とのやり取りや採用決定までの対応
- 採用後に定着するためのフォロー
- 求人広告の効果の検証
多くのノウハウを持っている採用代行会社へ依頼すれば、これまでアルバイトやパートの採用をしたことのない企業であっても、多くの人材を採用できる可能性があります。
アルバイト・パートの採用代行を利用するデメリット
アルバイト・パートの採用代行を利用する際には、いくつかデメリットがあります。活用方法を間違えると、効率的な採用活動ができなくなるので、注意が必要です。
自社に採用活動のノウハウが蓄積しにくい
採用代行会社に業務を任せれば、採用担当者の負担は減るでしょう。しかし、ほとんど任せっきりだった場合、自社に採用ノウハウが蓄積されません。
予算の都合や自社で採用業務をしたいといった理由で採用代行会社への依頼を止めると、また1から採用業務を行う必要があります。
当然、採用代行会社に依頼していた時よりも、採用した人材の質が低くなる可能性があります。
自社でも採用ノウハウを蓄積しておきたいのであれば、採用代行会社に全ての業務を丸投げするのはおすすめできません。
認識の違いが発生すると求めている人材を採用できない
採用代行会社に依頼する場合は、必ず自社の求める人材や求職者に伝えるべき魅力などを共通認識としてすりあわせておく必要があります。
十分なコミュニケーションが取れていない状況で採用代行会社に依頼しても、求めるレベルに達していない人材や自社と相性の良くない人材を採用することになります。
アルバイトやパートの定着率が悪化する可能性があるので注意が必要です。
採用代行会社に任せることのできる業務
採用代行に興味があるけど、どのような業務なら依頼できるのかわからない方もいるでしょう。そこで、採用代行会社に任せることのできる業務をいくつか紹介します。
採用計画の立案と求人媒体の選定
採用代行会社では、自社の要望に合わせた採用計画の立案、採用に使用する求人媒体の選定、説明会の開催など母集団の形成に関する業務ができます。
また、アルバイトやパートが応募したくなるような求人広告の求人広告や動画の制作も可能です。そのため、自社の求める人材候補を効率的に集客できるでしょう。
電話やWebでの応募受付や面接日程の調整を代行
採用代行会社は、以下のような業務も任せることができます。
- 応募のあったアルバイトやパートへの対応
- 応募者からの問い合わせ対応
- 面接日の調整
- 応募者のデータ管理
スムーズな対応ができるので、返信遅れによる取りこぼしも発生しにくくなります。
採用業務の負担は大幅に減るでしょう。
面接の代行や合否の連絡
選考にかかわる業務も代行が可能です。
- 面接会場の確保
- 面接の受付や案内
- 面接の代行
- 合否連絡
- 選考を受けたが辞退した求職者への対応
採用代行会社と認識のすりあわせがきちんとできていれば、多数の応募者がいる場合でも採用業務の負担を減らせます。
面接のノウハウを蓄積している採用代行会社が大半のため、採用担当者に面接経験がない場合でも、質の高い人材を採用できる可能性があります。
採用活動の効果測定
採用業務に手が回っていない会社では、応募者への対応や選考はできても、採用活動の成果や施策の振り返りが満足にできていないケースもあります。
採用代行会社では、求人媒体ごとの応募者や採用人数など効果測定もできるので、より効果のある求人媒体の選定や求人広告の見直しなども可能です。
したがって、効率的に自社の求める応募者を集客できる可能性があります。
アルバイト・パートの採用代行を依頼する際の注意点
アルバイト・パートの採用代行に依頼しても、想定した効果が得られる保証はありません。採用代行に依頼して失敗しないために、注意点を把握しておきましょう。
委託業務を明確にする
採用代行会社への依頼は、必ずしも全ての業務を任せるわけではありません。自社で担当する業務と採用代行会社に委託する業務を分けている会社もあります。
たとえば、採用担当者の業務負担が重い場合は、応募者とのやり取りや効果測定のみ委託することもできます。
また、採用代行会社によって提供している業務内容や強みが異なるため、委託する業務を明確にしておいた方が比較しやすくなるでしょう。
採用活動の目的や求める人材について認識のすりあわせを行う
採用代行会社に依頼する場合は、自社の求める人材や採用活動の目的について認識をすりあわせておく必要があります。
そのためには契約締結時だけでなく、定期的に採用活動の進捗状況についてミーティングをしましょう。
認識をすりあわせをしたい時に、担当者がすぐに返信してくれるのか、コミュニケーションが取りやすいのかも代行会社を選ぶポイントになります。
費用の内訳も含めて検討する
選んだ採用代行会社や委託する業務の範囲により、費用の相場は1万円〜30万円ほどと差があります。
予算が少ない場合は、一部の業務のみ委託しても良いでしょう。
また、料金体系も以下の3つがあるので、自社の委託範囲も踏まえつつ検討します。
| 定額制 | 依頼する業務内容や業務量に応じて月額の費用が決まる |
| 成果報酬制 | 依頼した業務の成果が発生した場合のみ費用が発生する |
| 従量単価請求制 | 依頼する業務内容や業務量ごとに費用が発生する |
業務内容や業務量が多い場合は定額制、委託期間が短い場合は従量単価請求制、採用人数や応募人数が少ない場合は成果報酬制を選ぶと割安になりやすいです。
委託したい業務内容・業務量・委託期間に応じて、どの料金体系の採用代行を選ぶのか検討しましょう。
採用代行を使うなら採用管理システムと併用すると効果的
採用代行を使う場合は、採用管理システムと併用することをおすすめします。
両者を併用すると、負担の重い業務は採用代行に委託しつつ、採用管理システムにより自社でもノウハウを蓄積できます。
たとえば、求人広告の作成や面接などは採用代行に任せて、求人ごとの効果測定や応募者の面接案内は採用管理システムで行うことも可能です。
採用管理システムの導入サポートをしてくれる採用代行会社に依頼すれば、採用業務の経験が少ない会社でも効率的にアルバイトやバイトを採用できます。
また、採用管理システムにより自社でやらなければならない業務の効率化も可能です。
費用も踏まえつつ検討しましょう。
まとめ
採用代行を利用すれば、採用業務の効率化ができ、繁忙期であっても安定的にアルバイトやパートを採用できます。
採用管理システムと併用すれば、採用活動の効率化を図れるため、採用代行会社に委託しない業務の負担も減らせます。
たとえば、統合型採用管理システム「ビズプラ採用管理」を導入して応募者受付代行サービスを行っている株式会社エスプールリンクでは、ビズプラ採用管理に以下のような利便性を感じているそうです。
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