アルバイト採用の現場では、「採用・不採用の連絡」に悩む担当者も多いのではないでしょうか。
不採用の連絡って必要？メールと電話、どちらがいい？応募者に失礼にならない言い回しは？
こうした疑問に答えるべく、本記事ではアルバイト応募者への合否連絡のコツ・最適な連絡手段・使える例文をまとめました。テンプレート形式で紹介しているので、ぜひそのままご活用ください。
不採用の連絡は必要？その理由とは
まず、よくある疑問が「不採用の場合も連絡するべきか？」という点です。結論としては、採用・不採用どちらも連絡をするのがマナーです。
連絡がなかった場合、応募者は「まだ選考中なのかな？」と期待して待ち続けてしまうことがあります。これにより企業イメージが悪化するだけでなく、SNSなどでマイナスな印象が拡散される恐れもあります。
特に若年層が多いアルバイト募集では、企業側の誠実な対応が重視される傾向があります。連絡を怠ることで、将来的な応募のチャンスを逃してしまうことにもなりかねません。
合否連絡は単なる事務連絡ではなく、応募者との信頼関係を築く上での重要なコミュニケーションです。特にアルバイトの応募者は学生や副業希望者など、就職活動に不慣れな人も多く、結果を待つ間に不安を感じやすいものです。
たとえ不採用であっても、「しっかり見てもらえた」「丁寧な会社だった」と感じてもらえれば、企業の印象は大きく向上します。逆に、連絡が来ない、無愛想な連絡だったというだけでSNSや口コミでネガティブに拡散されるケースもあります。
採用活動は企業の“第一印象作り”の場でもあります。応募者の心理に配慮した対応が、長期的に見ても採用ブランディングにつながることを意識しましょう。
連絡手段の選び方（メール／電話／LINE）
合否連絡の手段は大きく分けて「メール」「電話」「LINEやSMS」の3つがあります。以下に、それぞれの特徴をまとめました。
| 手段 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| メール | 記録が残る テンプレ活用可 | 返信が来ないこともある |
| 電話 | 丁寧な印象を与えられる | 応答に時間がかかる 緊張感がある |
| LINE・SMS | 若年層に届きやすい 反応が早い | 失礼と捉えられる可能性もある |
状況や応募者の年齢層によって使い分けることが大切です。
しかし、電話はつながらない可能性があり、メールもすぐに読まれたかどうかわからないため、開封率・読了率の高いSMSやLINEで連絡するのがおすすめです。
こちらの記事もご参考ください
>>SMSやLINEを使って応募者に素早く連絡する方法を紹介！電話とメールでの返信例も紹介
【例文付き】採用通知の伝え方
メール例文（採用通知）
件名：選考結果のご連絡【○○店 アルバイト】
○○様
この度は○○店のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
選考の結果、ぜひ一緒に働いていただきたいと考え、採用のご連絡を差し上げました。
つきましては、初出勤日などの詳細をご相談させていただきたく思います。
ご都合の良い日時をご返信ください。
どうぞよろしくお願いいたします。
○○店 採用担当 ○○
電話で伝える場合
「○○様でしょうか。○○店の採用担当です。この度はご応募ありがとうございました。面接の結果、ぜひ採用させていただきたく、ご連絡差し上げました。ご都合がよろしければ、初出勤日などについてご相談させてください。」
丁寧かつ簡潔に伝えることがポイントです。
【例文付き】不採用通知の伝え方
メール例文（不採用通知）
件名：選考結果のご連絡【○○店 アルバイト】
○○様
この度は○○店のアルバイト募集にご応募いただき、誠にありがとうございました。
慎重に選考を行いましたが、今回はご期待に添えない結果となりました。
ご応募いただいたことに心より感謝申し上げます。
今後のご活躍を心よりお祈りいたします。
○○店 採用担当 ○○
電話で伝える場合
「○○様でしょうか。○○店の採用担当です。この度はご応募いただきありがとうございました。選考の結果、今回はご縁がなかったというご連絡になります。ご応募に感謝申し上げます。」
丁寧な言い回しと、感謝の言葉が重要です。
連絡のタイミングはいつが適切？
・採用連絡は 面接後1〜2営業日以内 が望ましいです。
・不採用連絡は 選考が終了次第すぐに が基本です。
どちらも早ければ早いほど応募者に誠実な印象を与えます。
NG表現と注意点
アルバイト採用で起こりがちなクレーム事例と回避策
アルバイト採用における合否連絡の対応ミスが、応募者からのクレームにつながることも少なくありません。以下はよくあるケースとその対策です。
ケース1：不採用連絡がなかった
「結局どうなったのか全く連絡がなかった」
対策：選考終了後は必ず連絡を入れましょう。メールテンプレートを使って送信漏れを防ぎましょう。
ケース2：電話連絡が唐突すぎる
「突然電話が来て焦った／出られなかった」
対策：あらかじめ「○日に結果連絡をします」と面接時に予告しておきましょう。事前にSMSで連絡時間を告知するのも有効です。
ケース3：文面が冷たい・不快
「“不採用です”だけのメールで感じが悪かった」
対策：短くても感謝の言葉と丁寧な表現を盛り込みましょう。不採用でも「ご応募ありがとうございました」「今後のご活躍をお祈りします」の一文があるだけで印象は大きく変わります。
クレームは企業評価の低下だけでなく、求人メディアの掲載停止リスクにつながる可能性もあります。だからこそ、細やかな配慮が欠かせません。
NG表現の例
「残念ですがダメでした」「連絡がなかったら落ちたと思ってください」
こうした表現は、応募者に不快感を与える可能性があるため避けましょう。
改善例
「慎重に選考を行いましたが、今回はご期待に添えない結果となりました」「ご応募ありがとうございました。今後のご活躍をお祈りいたします」
型通りでも丁寧な言い回しを選ぶことがポイントです。
採用管理システムを活用して連絡業務を効率化する
採用・不採用の連絡に、採用管理システムの活用による業務の効率化を検討してみてください。
アルバイト管理システム「ビズプラ採用管理」は採用結果をメールおよびSMSやLINEで簡単に通知することが可能です。
あらかじめ作っておいたテンプレートのメッセージを管理画面上から送信できるため、メールを1つ1つ新規作成して送信する必要がありません。
採用・不採用の連絡を効率的にミス防止もできるビズプラ採用管理
本記事では、アルバイトの採用・不採用を連絡する際のコツをお伝えしました。特に不採用の場合は、応募者に悪い印象を与えないよう連絡手段や伝え方に十分注意が必要です。
採用業務のお困りごとをまるっとお任せできる統合型採用管理システム「ビズプラ採用管理」なら、アルバイト採用に必要な基本機能に加え、採用結果をメールはもちろんのこと、利用率・開封率の高いSMSやLINEで簡単に通知することが可能です。
事前にテンプレートを作成しておけば、採用・不採用という結果に応じた文章をシステムから簡単に送信できるため、送信作業の効率化やミスの防止につながります。
さらに、ビズプラ採用管理システム（bizpla）は、応募者にLINEでメッセージを送り、送信が成功しなかった場合には自動でSMSを送信する画期的な仕組みがあります。
開封率の高いLINEと送信成功率の高いSMSを併用して活用すれば応募者の取りこぼしを最大限に防ぐことができる上、面接予約率の向上が見込めます。
【ビズプラ採用管理】の主な強み・特徴は以下のとおりです。
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