【例文あり】アルバイトの採用・不採用を連絡する際のコツ｜最適な連絡方法やそのまま使える例文も紹介！

アルバイトの採用を行なう際、悩むポイントの1つが採用・不採用の連絡をどうすべきかでしょう。

特に不採用の場合、電話にしてもメールにしてもその伝え方には迷うものです。悪い印象を与えてしまえば、SNSで拡散されるなど思わぬ形で被害が広がるかもしれません。

本記事では、アルバイトの採用・不採用を連絡する際に押さえておきたいコツを紹介します。最適な連絡手段やそのまま使える例文も紹介しているので、是非参考にしてみてください。

アルバイトの採用連絡をする際のコツ

まずは、アルバイトとして採用する場合の連絡についてです。相手にとっても嬉しい連絡ではありますが、スムーズな採用につなげるため2つのコツを押さえておきましょう。

なるべく早く連絡する

1つ目は、採用を決断したらできるだけ早くその旨を伝えるという点です。早めに伝えなければ、ほかの応募先から採用連絡を受け、受諾してしまうかもしれません。

アルバイト募集への応募は、同時に複数行なう方がほとんどです。万一採用されなかった場合でも別のアルバイト先を確保できるよう、2～3社まとめて応募することは珍しくありません。面接を通じて「しっかり働いてくれそうだ」と感じたら、早めに採用連絡を入れるよう意識しましょう。

連絡手段としては電話やメールが一般的です。しかし、電話はつながらない可能性があり、メールもすぐに読まれたかどうかわからないため、開封率・読了率の高いSMSで連絡するのがおすすめです。

こちらの記事もご参考ください
>>SMSやLINEを使って応募者に素早く連絡する方法を紹介！電話とメールでの返信例も紹介

初回出勤の詳細を伝える

採用連絡の際には、初回出勤の詳細についても忘れずに伝えましょう。スケジュールや持参物などを漏れなく伝えることで、スムーズに勤務を開始してもらえます。

採用連絡を終えたあとに追加で何度も連絡を入れたり、当日必要なものを伝え忘れていたりすれば、信頼を損なってしまうかもしれません。仮にもう1社から採用連絡を受けていた場合、「連絡の不備が多い」と感じられれば、初回出勤前に辞退という最悪のケースも考えられるでしょう。

初回出勤までの準備をスムーズに進めるため、情報を整理したうえで連絡を入れるようにしましょう。

アルバイトの不採用連絡をする際のコツ

採用連絡はお互いにとってポジティブな内容であるため、スムーズに進みやすいでしょう。一方で注意が必要なのが、不採用の連絡を入れるケースです。ここでは、アルバイトの不採用連絡をする際のコツを4つ紹介します。

1週間以内に連絡する

まず、不採用の連絡は遅くとも1週間以内には行なうようにしましょう。明確な決まりはありませんが、応募者は採用されるかどうかわからないため次の動きをとれずにいる可能性があります。不採用で確定している場合は、あまり先延ばしせずに数日～1週間以内には伝えるほうがよいでしょう。

ただし、あまり早すぎるのも印象がよくないため、注意が必要です。面接の数時間後に連絡があれば、「本当に検討してもらえたのか」「面接に行った意味はあったのか」と不審に感じてしまうでしょう。

また、「不採用の場合は連絡しない」という対応もおすすめできません。自社の選考に応募してくれたという事実に感謝を示しながら、しっかりと連絡を入れて伝えましょう。

不採用の理由を伝える

不採用の連絡をする際には、その理由も沿えることで納得してもらいやすくなります。不採用とだけ伝えられても、「大量募集って書いてあったのに…」「未経験OKだったのでは…」などと採用基準を疑われる可能性があります。

不採用の理由をストレートに伝える必要はありませんが、「想定を上回る応募があったため、やむを得ず」などと一言添えるだけでも、「自分より適した人が複数いたなら仕方ない」と納得してもらえるものです。ただし、不採用とした本当の理由が「清潔さが足りない」「言葉づかいができていない」などネガティブなものであった場合、そのまま伝えると相手の気分を害してしまうため注意しましょう。

悪い印象を持たれないよう注意する

不採用の連絡をする際、悪い印象を与えないよう注意することも大切です。「今後かかわることがない」「忙しい」などの理由で、不採用の連絡を適当に入れたりそもそも連絡しなかったりするのはおすすめできません。特にサービス業の場合、今後その応募者がお客様として来店する可能性は十分あるでしょう。

自社の選考に応募してくれたという事実に感謝を忘れず、丁寧に接するよう心がけてください。

履歴書の取扱いについて伝える

不採用とする場合、気を付けたいのが履歴書の扱いです。履歴書には個人情報が記載されているため、破棄もしくは返送といった処理が必要です。電話やメールで不採用の連絡を入れる際、履歴書の取扱いについても忘れずに伝えるよう注意しましょう。

勝手に履歴書を処分するのは大きな問題になりうるほか、返送した場合でもトラブルによって届かない可能性があります。そのため、どのような対応をするのか直接応募者本人に伝えておくことが大切です。できれば面接の際にも、「不採用の場合は履歴書を処分（返送）する」などと先に伝えておくとより安心でしょう。

アルバイトの採用・不採用を伝える連絡手段

アルバイトの採用・不採用を伝えるための連絡手段についても、うまく使い分けることが大切です。具体的には、メール・SMS・電話・郵送という手段が挙げられます。

まずは連絡業務の効率化が重要

採用の場合、初回出勤についてなど伝える内容が多いほか、スケジュール調整も必要なため、相互のやりとりが可能な電話かメールやSMSがよいでしょう。多数の応募者に対応する場合は、テンプレートを作成しておけば手間がかからずまとめて対応できるメール・SMSが便利です。

不採用の場合、相手への配慮を欠かさなければ、メール・電話・郵送いずれの手段でも問題ないでしょう。それぞれメリット・デメリットがありますが、いずれも手間がかかる点は否めません。メールであれば、1つ1つ宛先を設定してメールを作成する必要があります。電話であれば1人1人に同じ説明を繰り返す必要があるうえ、そもそもつながらないケースも少なくありません。郵送であれば書面の印刷や宛名の作成、切手の貼り付けといった作業が発生します。

システムを活用して連絡業務を効率化する

採用・不採用の連絡に、システムの活用による業務の効率化を検討してみてください。アルバイト管理システム「ビズプラ採用管理」なら、採用結果をメールおよびSMSで簡単に通知することが可能です。あらかじめ作っておいたテンプレートのメッセージを管理画面上から送信できるため、メールを1つ1つ新規作成して送信する必要がありません。

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そのまま使える！アルバイト不採用連絡の例文

ここでは、メール・電話・郵送という3つのパターンに分けて、不採用の連絡をする場合に使える例文を紹介します。

メールの場合

電話の場合

郵送の場合

採用・不採用の連絡を効率的にミス防止もできるビズプラ採用管理

本記事では、アルバイトの採用・不採用を連絡する際のコツをお伝えしました。特に不採用の場合は、応募者に悪い印象を与えないよう連絡手段や伝え方に十分注意が必要です。一方で、大量に募集している場合は効率的に迅速に連絡業務を行なう必要があるでしょう。

採用業務のお困りごとをまるっとお任せできる統合型採用管理システム「ビズプラ採用管理」なら、アルバイト採用に必要な基本機能に加え、採用結果をメールはもちろんのこと、利用率・開封率の高いSMSで簡単に通知することが可能です。事前にテンプレートを作成しておけば、採用・不採用という結果に応じた文章をシステムから簡単に送信できるため、送信作業の効率化やミスの防止につながります。

【ビズプラ採用管理】の強み・特徴は以下のとおりです。

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