営業セクションと採用セクションの情報共有や応募状況の管理、採用媒体の管理など、人材派遣会社は採用管理において様々な課題を抱えています。
しかし、このような課題を改善せずにいると、人材を紹介できるまでの時間が長くなってしまい、クライアントに対して満足度の高いサービスを提供することができません。
それでは、どのように採用管理の課題を解決すればいいのでしょうか？
今回の記事では、人材派遣会社の採用管理における課題や採用管理システムを導入するメリット、業務を効率化する採用管理システムを紹介します。
人材派遣会社にスピードが求められる理由とは？
人材派遣会社には、クライアントにとって最適な人材をスピーディーに紹介することが求められます。まずは人材派遣会社の基本的な動き・流れを整理し、迅速な対応の重要性を確認していきましょう。
人材紹介までの基本的な流れ
人材派遣会社は、主に以下の流れで人材を紹介します。
- 営業セクションがクライアントから案件（注文）を取ってくる
- 採用セクションが募集をかけて人材を採用する
- クライアントに人材を紹介する
採用セクションが人材を募集する方法は、人材派遣会社に登録している会員に声をかけるか、求人媒体で情報を公開し一般募集するかの2通りです。
それでは、どうしてこの一連の動きにスピードが求められるのでしょうか？
迅速に人材を紹介する重要性
人材派遣会社に案件を依頼した企業は、なるべく早く人材を獲得したいと考えています。
事業拡大のためには即戦力が必要であり、他の企業に採用されてしまう前に優秀な人材を確保したいと考えているためです。
人材派遣会社としては、いかに適材適所の人材を迅速にクライアントに提供できるかが重要になります。 しかし、多くの人材派遣会社では紹介スピードが遅くなってしまうという課題を抱えているようです。
それでは、なぜ人材派遣会社はそのような課題を抱えているのでしょうか？具体的にみていきましょう。
人材派遣会社における採用管理業務の課題
ここでは、人材派遣会社における採用管理の課題を紹介します。
営業セクションと採用セクションの情報共有に手間がかかる
営業セクションと採用セクションが情報共有する際に、手間がかかることが課題視されています。部門を超えた情報共有は、採用業務を円滑に進めるために欠かせません。
例えば、営業担当者はクライアントから受けた案件の応募状況を採用セクションに確認し、クライアントと緻密にコミュニケーションを取る必要があります。
採用担当者に関しても、クライアントと営業セクションの双方から採用状況を共有するように催促されてしまうケースもあり、やり取りが大変と感じる担当者も多いのが現状です。
中には、営業セクションと採用セクションがやり取りする際は、口頭で状況を確認しあうという企業も見受けられます。
応募状況の管理方法がアナログ
応募状況をエクセルやアクセスで管理する企業も見受けられます。
このようなアナログな方法で応募管理してしまうと、データを入力する際に人為的なミスが発生する可能性があります。
また、ファイルを同時編集できず、進捗状況を更新しづらい点も懸念されます。
リアルタイムで情報を確認できないので、採用業務が滞ってしまうケースも少なくありません。
複数媒体の情報が散在している
複数媒体の情報が散在しており、それぞれの情報を確認することを面倒に感じている担当者の方も存在します。
企業はより多くの候補者を集うために、複数媒体で同時に求人をかけることがあります。
しかし、複数の管理画面を確認しなければならず、非常に手間がかかっており、さらに全体の応募状況を把握するのが難しいのです。
中には、1つの媒体で複数のアカウントを作成している企業も存在し、アカウント管理も課題に挙げられています。
応募者にリアルタイムで対応できない
応募者の情報がリアルタイムで更新されず、すぐに対応できない点も採用管理における課題のひとつです。
複数媒体を使用している場合、ログインしてそれぞれの情報を確認するまでに時間がかかりますし、それらのデータをエクセル等に打ち込む場合、入力にも時間がかかるのですぐにファイルを更新することはできません。
応募者のモチベーションが高い段階（応募段階）でアプローチしたほうが、採用率を向上させることができますが、リアルタイムで対応できないと応募者の意欲が低下してしまいます。
クライアントに人材を紹介するまでの時間も長期化し、採用効率が悪くなってしまうのです。
人材派遣会社が採用管理システムを導入するメリット
採用管理システムとは、採用業務をオンライン上で効率的に進められるツールです。応募から採用に至るまでの業務を一括で管理できます。
人材派遣会社が採用管理システムを導入することで、以下のメリットを期待できます。
- 情報共有する必要がなくなる
- 進捗状況を効率的に更新できる
- 複数媒体の採用業務を一元管理できる
- リアルタイムで応募状況を把握できる
管理画面上で応募状況が把握できるので、営業担当者と採用担当者が口頭でやり取りする必要がありません。
複数媒体の応募状況が自動で更新されるので、複数媒体にログインする手間を省くことができます。
さらに、応募者の状況などはリアルタイムで更新されるため、鮮度の高い情報をもとにアクションを起こすことができます。
採用管理システムを導入するメリットについて、以下の記事で詳しく紹介していますので、ぜひご参照ください。
採用管理システム「ビズプラ採用管理」
ビズプラ採用管理とは、求人案件の管理から採用サイトの制作、応募者データの一元管理、面接、効果測定など、採用管理のあらゆる業務をサポートする採用管理システムです。
サービス定着率は95%を誇り、他社の採用管理システムから乗り換える企業も多く、ユーザーから高い評価を得ています。
ビズプラ採用管理を導入することで、人材派遣会社の課題を解決する豊富な機能を利用することができます。
それでは、具体的にどのような機能を利用できるのでしょうか？また、ビズプラ採用管理にはどのような特徴があるのでしょうか？
迅速な応募者自動取り込み
ビズプラ採用管理は、データが更新されるスピードが速く、応募者のデータを最短5分間隔で取り込みすることができます。
応募者のデータがすぐに反映されれば、応募者に対してスピーディーにアプローチすることが可能です。
なお、 最短5分で応募者データを取り込む技術は、ビズプラ採用管理の運営元である株式会社フューチャートが特許を取得しています。
また、ビズプラ採用管理はIndeedや求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索などの主要求人媒体を含む、95% 以上の求人媒体に対応しています。
データがスピーディーに更新されるだけでなく、複数媒体の情報を一元化できるので、複数媒体を使用している企業も、業務を効率化することができます。
務を効率化する案件管理機能
案件を一元管理できる案件管理機能は、人材派遣会社におすすめの機能です。募集人数や合格人数、達成率、応募者などの情報がリアルタイムで反映されます。
案件の状況が一括で確認できるだけでなく、採用担当者ごとに案件を確認したり、ステータスごとに案件を管理したりすることもできます。
応募者の情報にもすぐにアクセスできますし、案件項目も企業ごとに自由に設定できるので、自社の使いやすいようにカスタムすることも可能です。
この案件管理機能を利用することで、人材派遣会社の課題に挙げられていた営業セクションと採用セクションのやり取りが不要になり、それぞれの担当者が必要なときに案件管理画面を確認するだけで、状況を把握することができます。
リーズナブルな価格設定
リーズナブルな価格設定は、ビズプラ採用管理の魅力のひとつです。
応募者管理や自動返信メール、採用サイト制作などの基本機能を月額8万円（500店舗まで）で使用することができます。
基本機能だけでも採用効率を向上させることができますが、Web面接やLINE応募、案件管理などのオプション機能も充実しており、企業ごとにあわせた価格でのご案内も可能です。
A社の採用管理システムは8万5千円〜20万円となっており、ビズプラ採用管理は機能だけでなく、価格面でも評価をいただいています。
まとめ：採用管理システムで人材派遣会社の課題を解決しよう
今回の記事では、採用管理の課題改善を目指している人材派遣会社に向けて、課題や採用管理システムを導入するメリット、業務を効率化する採用管理システムを紹介しました。
人材派遣会社は、営業セクションと採用セクションがこまめに情報を共有する必要があります。しかし、口頭で情報を伝えていたり、エクセルなどのファイルで共有したりすると、全ての情報が正しく伝わらない可能性があり、時間もかかってしまいます。採用業務を効率的に進めるためには、スピードが欠かせません。
このような課題を感じている企業は、採用管理システムの導入を検討するとよいでしょう。ビズプラ採用管理は複数媒体の応募者データが自動で反映されるので、いちいち口頭でやり取りする必要もありませんし、人為的なミスを防ぐことができます。
案件管理機能では、案件ごとに応募状況が一目瞭然で、ステータスごとに管理することができます。興味のある方は、以下のURLからサービスの詳細をご確認ください。
