人材派遣の仕事では、求人案件が増えるにつれて応募者の管理が煩雑になり、場合によっては手配の漏れや重複が発生することもあるでしょう。手配ミスによって顧客からの信頼を失うことは、人材紹介ビジネスにとって致命的です。正確かつ効率的な運用をするためには、人材派遣会社に適した採用管理システムを導入するのがおすすめです。
本記事では、人材派遣会社が採用管理システムを使うメリットとデメリット、さらにシステムを選ぶ際のポイントを解説します。人材派遣業における採用管理にお困りの方は、ぜひ参考にしてください。
人材派遣会社が採用管理システムを使う4つのメリット
採用管理システムとは、人材採用における応募者の情報や採用活動の進捗を一元管理するシステムを指します。とくに人材派遣を営む会社においては、採用管理システムを使うことで以下4つのメリットが得られます。
応募者・スケジュールを一元管理できる
採用管理システムに情報をまとめることで、応募者の登録情報や面接のスケジュールなどを一元管理できます。必要な情報を数クリックで呼び出せる状態にしておけば、会社全体の業務効率が大きく改善されるでしょう。
管理システムを使わない場合、案件の詳細はWord、応募者の履歴書はPDF、採用の進捗状況はExcelといったように、関連する情報でありながら保存形式や保存先がバラバラになりがちです。また、似たような名前のファイルが複数存在し、誤って古い情報を参照してしまうといったトラブルも起こります。
採用管理システムを導入すればすべての情報を一元管理できるため、情報管理の効率・精度がともにアップするでしょう。
案件ごとの採用進捗が一目でわかる
採用管理システムを使えば、案件ごとの採用進捗が一目でわかるようになります。募集している案件ごとの目標人数や期限を設定し、それらに対する応募人数や選考状況をすぐに確認できます。
複数の担当者がそれぞれ複数の求人案件を抱えている場合、どの案件に応募が集中しているのか、急ぎで人材手配が必要なのはどの案件なのか、などが見えなくなりがちです。採用管理システムで画一的に管理することにより、全体を俯瞰したうえで調整することが可能になります。応募が集中している案件の特徴を洗い出せば、ほかの求人募集にも活かせるでしょう。
担当者間での情報共有が不要になる
システムにログインするだけで全員が同じ情報を共有できるのも、採用管理システムを導入する大きなメリットです。
人材派遣会社においては、派遣社員を求める企業から案件を取ってくる営業職、各案件に対して募集をかけ人選を進める事務職など、組織内で担当業務が分かれるケースがほとんどでしょう。しかし、実際には営業職が取引先から応募者の情報を聞かれたり、事務職が取引先からの問い合わせに対応したりすることも少なくありません。その都度担当部署に問い合わせていては、お互いに非効率です。
採用システムに求人案件と応募者双方に関するすべての情報を入れておくことで、情報共有の手間・時間を大幅に省略できます。
求人広告の効果測定がしやすくなる
会社として注力する求人案件には、広告を出して募集をかけるケースもあるでしょう。採用管理システムを使うことで、広告効果も測定しやすくなります。
自社で扱うすべての案件に対して、どの程度の応募が集まっているかリアルタイムで確認できるため、広告をかけている案件とその他の案件の違いが一目瞭然です。広告をかけているにもかかわらず応募が増えていない場合は、そもそも募集内容に魅力があるのかなど精査するきっかけとなります。また、募集人数に対して一定の応募が集まった段階で広告をストップするといった判断材料にも使えます。
採用管理システムを活用することで、広告の費用対効果も高められるでしょう。
人材派遣会社が採用管理システムを使う2つのデメリット
一方、人材派遣会社において採用管理システムを使うデメリットも存在します。メリットとデメリットを比較したうえで導入の検討を進めましょう。
維持コストがかかる
採用管理システムを使えば、初期費用だけでなく毎月の維持費が発生します。料金はシステムの提供会社や仕様によって異なりますが、相場としては月に数万円～といったイメージです。
しかし、システム導入によって作業効率の改善や広告施策の最適化、タイムリーな対応によるムダのない人材確保が可能になることを考慮すれば、十分許容範囲のコストだといえるでしょう。ただし、費用に見合った効果を引き出すためには、人材派遣というビジネスモデルに適した採用管理システムを選択することが大切です。
システムの浸透に時間がかかる
採用管理システムの導入後、担当者がシステムの操作やデータの取り扱いに慣れるまでには時間がかかります。まずは必要なデータを正確に入力することがもっとも重要です。そのうえで、徐々にデータを活用した改善活動につなげるというステップになるでしょう。
しかし、最近では操作性にすぐれたシステムが増えています。操作画面が見やすく、直感的に操作できるシステムを使えば、IT機器が苦手な社員でも十分使いこなせるはずです。
システムの浸透に時間がかかるからといって導入を後回しにすれば、効率の悪い状態が続いてしまいます。人材派遣業務の効率化という明確な目的があるなら、システム導入を検討する価値は十分あるでしょう。
人材派遣用の採用管理システムを選ぶポイント
採用管理システムはさまざまなタイプが存在しますが、人材派遣という業種に適したものは多くありません。人材派遣業にマッチした最適なシステムを選ぶためのポイントを紹介します。
システムの形態
採用管理システムには、クラウド型とオンプレミス型という2つの種類があります。
- クラウド型：インターネット上でデータ管理を行う
- オンプレミス型：自社のサーバー上でデータ管理を行う
クラウド型はインターネット上のデータベースを活用するため、初期費用が安い点やパソコンだけでなくスマホやタブレットなど多様な機器に対応している点がメリットです。
一方オンプレミス型は、自社サーバーに採用管理システムのソフトウェアをインストールする形になります。セキュリティについては安心感がありますが、初期費用や維持費の高さがデメリットになるでしょう。
導入の手軽さや運用のしやすさから、近年はクラウド型を採用する企業が増えています。
搭載機能
導入する採用管理システムにどのような機能が備わっているかは確認が必要です。似たようなシステムであっても、細かい機能には違いがあります。
たとえば、候補者に対して面接の予約案内を自動で流せたり、Web面接や動画エントリーに対応していたりといった独自の機能を備えるシステムも存在します。うまく活用すれば、作業の効率化だけでなく今まで取りこぼしていた案件の獲得にもつながるでしょう。
利用目的を整理したうえで、自社の採用にマッチする機能・システムを選ぶことが大切です。
導入コスト
システム導入のメリット・デメリットを鑑みたうえで、最終的にはコストに見合うのかどうかがポイントになります。初期費用・維持費用とシステム導入のメリットを比較し、十分な投資効果を得られるなら導入に踏み切るべきでしょう。
ただし、コストを抑えることが目的になってしまうのは本末転倒です。インターネット上を検索すれば無料の採用管理システムも存在しますが、機能面でさまざまな制限があるため効率化という目的には合致しないでしょう。
採用管理の効率化を実現するためには、一定の導入コストはかけるべきだといえます。
求人媒体との連携
採用管理システムを使うなら、自社で利用している求人サイトとの連携機能があるかを確認しておきましょう。複数の求人サイトの応募者データを一括で取り込めれば、各サイトをチェックする手間が省けます。
また、データの取り込み頻度も確認しておきましょう。リアルタイムで各求人サイトの情報を集約できれば、タイムリーな対応が可能となります。
操作性・わかりやすさ
システムの操作性や画面のわかりやすさも重要なポイントです。操作に不慣れなメンバーがいれば、データの入力内容が適切でなかったり操作を誤ったりするなど、かえって効率が悪くなる可能性もあります。
IT機器やシステムが苦手な人でも十分に扱えるかどうか、実際の操作画面を確認しておきましょう。
派遣業への適性
人材派遣というビジネスにマッチした使い方ができるかどうか、よく見極めたうえで導入を検討しましょう。一般的な採用管理システムで想定されているのは、基本的には自社の社員募集です。
しかし、人材派遣会社においては他社に派遣する人材の募集・選考が目的となります。客先や案件によってさまざまな募集をかけることが想定されるため、多機能かつ柔軟な対応が可能なシステムを選ぶ必要があります。
人材派遣用にカスタマイズされていないシステムでは、多様な案件を同時進行で最適に管理することは難しいでしょう。かえってムダな調整や管理が増えることとなり、導入コストに見合わない投資になるかもしれません。
派遣業のために最適化されたシステムを使うことが、効率化への近道だといえます。
まとめ：人材派遣に適した採用管理システムを選ぼう
本記事では、人材派遣に採用管理システムを導入する4つのメリットや、採用管理システムを選ぶ際のポイントを紹介しました。自社のビジネスにマッチしたシステムを導入することで、効率的な管理が可能となるほか、これまで逃していたビジネスチャンスを掴むきっかけになります。
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