求人を出しても応募者対応に時間がかかり、採用できていたはずのバイトを逃してしまったことはありませんか？
また、応募者への対応をメールや電話で行う際に、どのように伝えれば良いか悩んでいる人もいるでしょう。
本記事では、素早い応募者対応の重要性やメールや電話での例文を紹介します。メールや電話よりも素早く対応ができる方法も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
応募者対応の際に電話やメールよりも有効なのがSMSとLINE
応募者対応を電話やメールで行う場合、採用担当者に多くの負担がかかります。応募者対応を素早く確実に行いたいのであれば、採用管理システムのビズプラ採用管理のSMS・LINEメッセージ送信機能を活用しましょう。
ビズプラなら到達率・開封率が高いSMSで応募者にメッセージを送れます。SMSで面接の予約率が上がった事例が多数あります。
また、ビズプラでは、応募者にLINEメッセージ送信もできます。応募者の電話番号を利用してLINEメッセージを送信できるので、面接予約の依頼や予約完了メッセージをLINEで通知できます。
さらにビズプラの採用チャットボット機能を活用すれば、事前に設定した勤務可能日数や希望シフト日など面接で聞きたい内容について、面接前にヒアリングが可能です。スクリーニング機能を使えば、面接に進む応募者だけに自動で面接予約の案内ができるため、メールや電話よりも負担を減らしつつ応募者への素早い対応が可能です。
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アルバイトの採用で応募者対応が重要な理由
アルバイトの採用では、応募者対応のスピードと質が重要といわれています。まずは、応募者対応が重要な理由について詳しく解説します。
スムーズに対応しなければ、取りこぼしが発生する
求人を掲載して応募者から応募があっても、スムーズに対応しなければ、取りこぼしが発生します。なぜなら、対応が遅れると、他社が先に面接を進める可能性があるからです。すでに採用が決まった人に面接の案内をしても断られやすくなります。
対応によって企業イメージが変わる
応募後の対応が遅ければ、求職者は会社へ不信感を持つ傾向があります。また、募集後に連絡が一切なかったり電話で話した際の対応が悪かったりすると、会社の印象が悪くなるでしょう。
その結果「会社の商品やサービスを使ってもらえない」「悪い口コミが広がる」といった問題が起きやすくなります。
応募者に良い印象を持ってもらえるように素早くかつ丁寧な対応をしましょう。
【状況別】メール対応のテンプレート
メールで応募者と連絡を取る際にどのような文章を送るべきか悩む人もいるのではないでしょうか？
ここからは、状況別にメール対応のテンプレートを紹介します。
応募受付時のメール例
応募受付時のメール例は、以下の通りです。
〇様
お世話になります。株式会社〇〇採用担当です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
今後の選考に関しましては追ってご連絡させていただきますので、今しばらくお待ちください。
何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
株式会社〇〇
採用担当××
応募者が質問しやすいようにメールアドレスや電話番号などを記載しておきましょう。
履歴書や職務経歴書の送付依頼時のメール例
応募があった際に、履歴書や職務経歴書の送付を依頼する際のメール例は以下の通りです。
〇様
お世話になっております。株式会社〇〇採用担当です。
この度は、弊社の求人にご応募いただきまして誠にありがとうございます。
今後の選考に関しまして履歴書および職務経歴書の提出をお願いしております。
お手数ですがお送りください。
【メール送付時の送付先】
メールアドレスを記載
【書類を郵送する場合の郵送先】
〒〇〇〇-〇〇〇〇
〇〇〇〇宛
何かご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
株式会社〇〇
採用担当××
個人情報を扱うため、書類の送り先は、採用専用のメールアドレスを指定しましょう。
面接案内のメール例
続いて、面接案内のメール例を紹介します。
〇様
お世話になっております。株式会社〇〇採用担当です。
この度は、履歴書および職務経歴書をご提出していただき、誠にありがとうございました。
書類選考の結果、〇〇様と面接にてお話させていただきたいと考えております。
面接に進んでいただける場合は、下記をご確認の上、ご希望の日時をご返信ください。
候補日時）〇月×日（〇）〇〇：〇〇〜〇〇：〇〇（3つほど）
※所要時間は〇分を予定しています。
※上記日時が難しい場合は、再度調整いたします。
【面接場所】
株式会社〇〇 〇階会議室
住所：〇〇〇〇宛
【連絡先】
〇〇〇-〇〇〇〇-〇〇〇〇
【ご持参いただきたいもの】
・筆記用具
・履歴書
ご不明な点等ございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
〇〇様と当日お会いできることを楽しみにしております。
株式会社〇〇
採用担当××
面接日時を調整しやすいように、候補日は3つ以上にしましょう。
採用の可否の連絡メール例
面接終了後に、採用の連絡を行う際のメール例は以下の通りです。
【採用する場合の連絡メール例】
〇様
お世話になっております。株式会社〇〇採用担当です。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
選考の結果、〇〇〇〇様を採用させていただくことが決定しました。
〇年〇月〇日に入社いただきたいと思いますが、ご都合はいかがでしょうか。
ご都合が悪い場合は調整できますので、遠慮なくお申し付けください。
〇月〇日までに、お電話もしくはメールでご連絡いただけますと幸いです。
当日は、以下の場所にご来社いただきますようお願いいたします。
集合場所：〇〇
持参物：〇〇
〇様と一緒に働けることを、従業員一同楽しみにしております。
株式会社〇〇
採用担当××
面接完了後、迅速に連絡することが重要です。
続いて、不採用の場合のメール例を紹介します。
【不採用の場合のメール例】
〇様
お世話になっております。株式会社〇〇採用担当です。
先日は、弊社の面接にお越しいただきまして、誠にありがとうございました。
厳正な選考の結果、誠に残念ながら今回は〇〇様のご希望に添いかねる結果となりました。
何卒ご了承いただきますようお願いいたします。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、弊社にて責任を持って破棄いたします。
末筆ですが、〇〇様の今後のご活躍をお祈りいたします。
株式会社〇〇
採用担当××
不採用の場合は、シンプルにご希望に添いかねる結果となったことを伝えましょう。
【状況別】電話対応のテンプレート
次に応募者対応を電話で行う場合のテンプレートを紹介します。
応募者から電話があった場合
まずは、応募者から会社に電話があった場合の対応方法を見ていきましょう。
【採用担当者が電話を取った場合】
採用担当：お電話ありがとうございます。株式会社〇〇採用担当の〇〇と申します。
応募者：○○です。
採用担当：ご応募いただきありがとうございます。本日はどのようなご用件でしょうか？
応募者：○○のことで気になる点がありましたので、ご連絡いたしました。
採用担当：ご質問ありがとうございます。○○（回答）です。
応募者：わかりました。また何か疑問点がありましたらご連絡いたします。
採用担当：かしこまりました。お電話ありがとうございました。
次に採用担当者が不在で折り返す場合の対応例を見ていきましょう。
【採用担当者が不在で折り返す場合】
採用担当：お電話ありがとうございます。株式会社〇〇の〇〇と申します。
応募者：〇○の要件でお電話いたしました。
採用担当：申し訳ございません。〇〇は外出中で不在にしています。○時までには戻る予定ですので、折り返しお電話するようにお伝えしましょうか？（可能であれば、用件を伝えてもらう）
応募者：はい、よろしくお願いいたします。
担当者が不在の場合は、こちらから折り返すようにしましょう。
面接調整の電話
書類選考を通過した応募者に電話で面接日時の調整を行う際の対応例を紹介します。
採用担当：株式会社〇〇採用担当の〇〇と申します。〇〇様のお電話番号でお間違いないでしょうか。
応募者：はい、〇〇です。
採用担当：ただいま、お時間よろしいでしょうか？
応募者：はい、結構です。
採用担当：お時間いただきありがとうございます。先日は弊社の求人へのご応募ありがとうございました。ご送付いただいた書類を基に社内で検討いたしました結果、〇〇様に面接に進んでいただきたいと考えております。つきましては◯月◯日◯時に、弊社にお越しいただきたいのですが、ご都合はいかがでしょうか。
応募者：その日時で結構です。
採用担当：ありがとうございます。それでは、当日お気を付けてお越しください。失礼いたします。
面接調整の電話をする際は、まずこちら側から名乗った上で、時間の都合が良いか聞くようにしてください。
また、感謝の気持ちを伝えつつ、丁寧な対応をこころがけましょう。
面接合否を連絡する際の電話
最後に面接合格時と不合格時の電話対応例を見ていきましょう。
【面接合格時の電話対応例】
採用担当：選考の結果、〇〇〇〇様を採用させていただくことが決定いたしました。今後のスケジュールは○で、必要書類は○です。つきましては一度ご来社いただきたいのですが、ご都合の良い日はありますでしょうか？
応募者：○です。
採用担当：ありがとうございます。場所は、面接時にお越しいただいた〇〇となります。当日は筆記用具と印鑑をご持参ください。
合格時はすぐに電話をして、その場で入社日や手続きの日程調整をしましょう。
次に面接不合格時の電話対応例を見ていきましょう。
【面接不合格時の電話対応例】
採用担当：先日は弊社の面接にお越しいただき誠にありがとうございました。慎重に検討しました結果、残念ながら今回の採用は見送らせていただくことになりました。ご希望に添えない結果となり申し訳ございません。
応募者：わかりました。
採用担当：○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。それでは失礼いたします。
電話でも端的に伝えます。また、不合格時のみメールでの連絡にしても問題ありません。
応募者対応の際に電話やメールよりも有効な方法
応募者対応を電話やメールで行う場合、採用担当者に多くの負担がかかります。応募者対応を素早く行いたいのであれば、採用管理システムの「ビズプラ採用管理」の機能を活用しましょう。
- SMS送信機能
- LINEメッセージ送信機能
- 採用チャットボット機能
ビズプラ採用管理なら到達率・開封率が高いSMS送信機能により、面接の予約率向上を期待できます。また、ビズプラ採用管理では、LINEメッセージ送信機能も利用可能です。応募者の電話番号を利用してLINEの通知メッセージを送信できるので、面接予約の依頼や予約完了メッセージをLINEで通知できます。
さらに採用チャットボット機能を活用すれば、事前に設定した勤務可能日数や希望シフト日など面接で聞きたい内容について、ヒアリングが可能です。面接に進む応募者に自動で面接予約の案内ができるため、メールや電話よりも負担を減らしつつ素早い対応が可能です。
ビズプラ採用管理は素早い応募者対応と業務負担軽減が可能
ビズプラ採用管理を使えば、応募者対応にかかる時間や手間を大幅に削減できます。採用側だけでなく求職者側も少ないやり取りで面接まで進めることができるため、双方にとってメリットがあります。
ビズプラ採用管理にはほかにも以下のような強みがあります。
- 100以上の求人媒体からの応募者取り込み
- Indeed PLUSに連携
- Web面接機能も付帯
- 業界初リファラル機能の搭載
- 入社後の手続きもワンストップで
- 採用のお役立ち情報をお届け
- 月額80,000円～の安心プライス
- 電話とメールでしっかりサポート
ビズプラ採用管理を使えば、応募者への対応が早くなるだけでなく、面接予約率アップ、採用業務効率化が期待できます。ビズプラ採用管理に興味がある方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
