アルバイト・パートの採用を効率化するためには、最適な採用管理システムを選ぶことが重要です。
複数の求人媒体での募集を一括管理し、応募があった際にすぐアクションを起こせる体制が築ければ、同じ手間でも効率よくアルバイト・パートの拡充ができます。一方、せっかく採用管理システムを導入していても、媒体ごとに応募者の管理が必要だったり、求人メディアからのデータ取り込みに時間がかかったりすれば、応募者に対するスピーディーな対応が難しくなるでしょう。
本記事では、アルバイト・パートの採用管理システムを選ぶポイントについて、採用現場でよくある課題をまじえて解説します。「すでに採用管理システムを導入しているものの、いまいち業務を効率化できていない」という方にとっても、乗り換えを検討する際のヒントになるはずです。ぜひ参考にしてみてください。
アルバイト・パートの採用における課題とは
はじめに、アルバイト・パートの採用にどのような課題があるか、ポイントを整理しておきましょう。
求人ページの作成に手間がかかる
まず、アルバイト・パートの募集を開始するにあたって求人ページの原稿作成に手間がかかります。有料の求人広告を利用する場合は、自社の募集内容に沿った求人広告を作成し、求人メディアに出稿する必要があります。
他社の事例をマネすれば短時間で作成できるかもしれませんが、効果的な採用のためには細部にこだわって作成することが大切です。「自社で働く魅力がしっかり伝わる内容になっているか」「誤解を招いて過度な期待をさせてしまわないか」といった点に注意しながら内容を詰めていく必要があります。
複数媒体からの応募者管理に手間がかかる
アルバイト・パートの募集は、複数の求人媒体を使って同時に行なうのが一般的です。そのため、それぞれの媒体の管理画面にログインして、届いた応募者のデータを個別に取得してエクセル資料などにまとめ直す必要があり、大きな手間となります。
数十件、数百件の応募があった場合には、作業はさらに煩雑になるでしょう。また、応募者とのやりとりも媒体ごとに行なう必要があるため、応募内容の確認やその後の連絡にも手間がかかります。
応募があったら応募者に素早く連絡して面接予約をしてもらわないと、他の会社に応募者が行ってしまう（応募者の取りこぼしが発生する）
アルバイト・パート採用への応募者は、複数の職場に対して同時に応募している方が多いです。そのため、応募に対して素早くアクションを起こせなければ、応募者を取りこぼす可能性が高まります。似たような条件であれば、先に連絡のあった企業の選考を受けてしまうからです。
しかし、複数の媒体に出稿している場合、常にそれぞれの応募状況をチェックすることは難しいでしょう。応募に気づいたときには他社に先手を取られており、採用できないといった事態は珍しくありません。
面接日時の設定・予約管理が手間
複数の求人媒体で募集している場合、それぞれに届いた応募者に対して面接日時を設定し、予約を管理するのも手間がかかります。
各求人メディアの管理画面から応募者の情報を確認し、エクセルなどを使って表にまとめたうえで、関係者間で共有する必要があります。日程変更やキャンセルが生じれば、調整にかかる手間はさらに増えるでしょう。
採用管理システムを使うメリットとは
ここまで、アルバイト・パート採用のよくある課題を紹介しました。これらの課題に対し、採用管理システムがどのようなメリットをもたらすのか押さえておきましょう。
有料広告の効果を容易に検証できる
採用管理システムを導入することで、有料広告の効果を媒体別に一覧で比較できます。
広告の費用対効果を上げるためには、媒体ごとの実績を分析することが大切です。求人媒体によって集まる応募者の属性や掲載方法が異なるため、どの媒体が自社の求人に合うかは募集をかけてみなければわからない部分があります。
採用管理システムを使えば、広告の出稿状況と応募状況を一覧で確認できるため、広告効果を容易に検証できます。
応募者の情報を一元管理できる
採用管理システムを使えば、各求人媒体のページを開くことなく、1つのシステム上で全応募者のデータを一元管理できます。
複数の求人メディアサイトを開いてデータを取得する必要がないため、作業が効率化されるほか、情報の取り違いといったミスの発生も防げます。また、常に一元管理できている状態であるため、社内での情報共有などが手軽に行なえるのも大きなメリットです。
採用の進捗状況を可視化できる
採用管理システムでは、広告の出稿状況や応募状況に加え、採用目標人数やその達成率などを可視化できます。そのため、広告出稿を強化する・抑えるといった調整の判断がしやすいです。
求人メディアごとに別々に管理している場合、各メディアの状況を常に注視し、広告の出稿量を調整することは難しいでしょう。採用管理システムを使えば、進捗に合わせてスピーディーな対応ができるため、採用活動の効率・精度がともに高まります。
応募者とのやりとりがスピードアップする
採用管理システムでは、システム上で応募者と面接の日時を設定したり、応募者に対してメッセージを送ったりすることも可能です。
応募のあった求人媒体ページにログインする必要がないため、個別対応の手間が減り、対応スピードがアップします。タイムリーなフォローができれば、応募者を取りこぼすことも少なくなるはずです。
システムによっては到達率・開封率の高いショートメッセージ（SMS）を送る機能もあり、うまく利用することで応募者からの返信率が高まります。
面接日時の設定・予約管理が楽になる
採用管理システム上では、応募者との面接日時の設定に加え、予約の管理もできます。
日程や会場、担当者、人数などを入力すれば面接スケジュールがカレンダー上に自動で作成されます。また、応募者データとひもづけることで、面接予約の完了連絡やリマインドを応募者のメールまたはSMSに配信することも可能です。
個別連絡の手間が省けるため、効率よく採用を進められます。
採用管理システムを使うデメリットとは
メリットの多い採用管理システムではありますが、一方で、採用管理システムを使うにあたって注意すべきデメリットもあります。
一定のコストがかかる
採用管理システムの利用には、一定のコストがかかります。具体的には初期費用と月額利用料が挙げられますが、重要なのは継続的なコストとなる月額利用料でしょう。
月額利用料の相場としては数万円～というものが多いですが、プランによっては10～30万円ほどになる場合もあります。しかし、月数万円でも高機能なサービスは存在しているため、コストパフォーマンスのよいシステムを選ぶことでコスト以上のメリットを得ることは十分可能です。
機能が不十分なシステムもある
本記事で採用管理システムのメリットとして紹介したポイントは、必ずしもすべてのシステムに含まれているわけではありません。主要求人メディアとの連携や広告効果の検証ができなかったりするシステムもあります。
自社のアルバイト・パート採用のプロセスを整理したうえで必要な機能を見極め、自社に合ったシステムを選ぶことが大切です。
アルバイト・パートの採用管理システムを選ぶ際のポイント
ここでは、アルバイト・パートの採用管理システムを選ぶうえで重要なポイントを6つ紹介します。
すでに採用管理システムを利用している場合は、既存のシステムがこれらのポイントを満たしているかチェックしてみましょう。満たせていなければ、乗り換えによって採用プロセスを効率化できる可能性があります。
応募者自動取り込みが可能な求人媒体の種類
応募者データを自動で取り込むには、採用管理システムと求人媒体の連携が必要です。自社が使っている求人媒体から応募者の自動取り込みができなければ、採用プロセスの効率化はできません。
特にIndeedや求人ボックス、スタンバイなど、主要な求人媒体に対応しているかチェックしておきましょう。
応募者への対応スピード
また、データの自動取り込み機能がある場合でも、その連携にかかる時間はシステムによって異なります。各求人媒体に応募が届いてからシステムに反映されるまでのタイムラグは「数分に1回」「1日に1回」など、システムによってばらつきが大きいです。
採用活動を効率化するためには、自動取り込みによって応募があったことをできるだけ早く把握し、メールやSMSを使ってスピーディーに連絡をとる必要があります。すぐにアクションを起こさなければ、応募者がほかの求人元に流れてしまう可能性が高まるでしょう。
面接日程作成や予約管理が楽になる機能があるか
採用プロセスにおいて負担となるのが、面接日程の調整や予約管理です。管理画面上から面接日程の調整やカレンダーへの落とし込みができれば、作業負担は大きく軽減されます。
媒体別だけでなく求人広告別に管理ができれば、より細やかな調整が可能です。また、自動でのリマインダー送信機能などがあることで、面接のドタキャン防止にも効果を発揮します。
搭載されている機能の豊富さ
データの自動取り込みやSMSを使ったコミュニケーション、予約管理など必須ともいえる機能に加え、プラスアルファの要素があるかどうかも重要なポイントです。
例えば、システム上でそのまま面接ができる「WEB面接機能」や、既存スタッフからの紹介をベースとした「リファラル採用」への対応などが挙げられます。採用業務をサポートする多彩な機能を備えていれば、既存の採用プロセスにとらわれず幅広い対応が可能となります。
≫ アルバイトはリファラル採用がおすすめ？メリット・デメリットや導入時の課題を解説
有料広告の効果を容易に検証できるか
採用管理システムを使ううえでぜひ活用したいのが、有料広告の効果を検証する機能です。
それぞれの求人媒体への出稿期間・金額・応募者数・採用者数などをデータとしてまとめるのは非常に手間がかかります。複雑な操作を必要とせず、媒体別の実績や進捗を一覧で比較できるかどうかは重要なポイントです。
初期費用と月額費用
採用管理システムを導入・乗り換えする場合には、初期費用と月額費用が発生します。
特に重要なのが月額費用です。毎月の固定費となるため、それを上回るメリットが引き出せるかどうか見極めることが大切です。すでに採用管理システムを利用している場合であっても、別のシステムに乗り換えることで採用活動の効率・精度が上がるのであれば、十分検討する価値はあります。
アルバイト・パートの採用管理に最適な「ビズプラ」とは
人材採用業務のお困りごとをまるっとお任せできる統合型採用管理システム「ビズプラ採用管理」なら、本記事で紹介した採用管理システムのメリットを最大限に発揮できます。
まず、媒体ごとの実績を簡単に分析できるため、有料広告の効果を容易に検証でき、広告の費用対効果を高められます。また、求人メディアに届いた応募者のデータを最短5分間隔で取り込むため、応募者へのアクションが遅れて採用の機会を逃すといった心配がありません。さらに、SMSによる面接の自動案内にも対応しています。
そのほかにも、「ビズプラ採用管理」には以下のような強み・特徴があります。
- 95％以上の求人メディアに対応した応募者取り込み
- メール・SMSによる応募者へのスピーディーな対応
- Indeed、求人ボックス、スタンバイへのデータフィードを標準装備（無料）
- 求人広告の効果を見える化
- 電話とメールでしっかりサポート
- 月額80,000円～の安心プライス
- 採用のお役立ち情報もお届け
上記のような標準的な性能の高さに加え、既存スタッフからの紹介による「リファラル採用」やシステム上での「WEB面接」にも対応しています。
採用業務でお困りの方は、ぜひお気軽にお問い合わせください。無料デモも行っています。
